menten voor niemand meer waarde hebben, heeft het weinig zin ze nog langer te bewaren. Voor bedrijven gaat onnodig bewaren ten koste van het bedrijfsresultaat, voor overheidsorganen gaat het ten laste van het te besteden budget. Aan dit finan ciële argument kan nog een archivistisch motief worden toegevoegd: een overvloed aan documenten werkt op den duur verstoppend: overvolle bureaus, ladenkasten, bergruimtes waarin niemand de weg meer weet. Een in omvang beperkt archief laat zich beter ordenen en toegankelijk houden. Voor de meeste organisaties verliezen de archiefdocumenten na verloop van tijd hun waarde, voor het ene document is dat na een enkel ogenblik, voor het andere na honderd jaar. Alleen al uit oogpunt van effici ency moet het archiveringsysteem dan zorgdragen voor verwijdering. Dit geldt voor zowel papieren als voor digitale documenten. Vooral informatici betwisten het nut van selectie en vernietiging. Waar vroeger digitale opslagruimte kostbaar was, is deze tegenwoordig zo goedkoop dat de kosten van selectie niet meer opwegen tegen die van opslag. Full text retrieval maakt elk document vindbaar - kijk maar naar zoekmachi nes als Google. Op dit argument kom ik in hoofdstuk 5 nog terug. Wat het selectie argument betreft zijn er twee opmerkingen te maken. Ten eerste legt de wetgever aan organisaties de verplichting op bepaalde categorieën informatie te vernietigen - het gaat dan vooral om privacygevoelige gegevens. Een tweede bezwaar tegen het onge breideld opslaan van digitale informatie is van ecologische aard: de noodzakelijke servers en schijfeenheden gebruiken nogal wat energie. Niet voor niets heeft Google zijn computercentrum dichtbij een energiecentrale gevestigd. Redundantie Vooral na de invoering van het fotokopieerapparaat komen in archieven veel duplicaten voor: documenten die een kopie zijn van een ander document. 'Even een kopietje draaien' is een gemakkelijke methode om een collega te informeren. Het blote feit echter dat het kopieën zijn van een document dat in het archief zit, betekent niet dat die kopieën zomaar weggegooid mogen worden. Van doorslaggevende betekenis is de functie die de documenten vervullen. Het voorkomen van een kopie in een dossier in het directiearchief, toont aan dat de directeur op de hoogte is gesteld. Archieven zijn - zeker in de tijd van informatie- en communicatie technologie - in hoge mate redundant. Nog gemakkelijker dan naar het fotokopieerapparaat lopen is immers een "cc-tje" van een e-mail bericht sturen. archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 52