Mensen
Het ideale archiveringsysteem moet objectief zijn en dus de menselijke willekeur
zoveel mogelijk uitschakelen, of op zijn minst elk menselijk ingrijpen controleerbaar
maken. Vandaar de eis dat een archiveringsysteem zichzelf moet documenteren door
middel van metadata. De werkelijkheid is weerbarstiger: archiveren blijft mensen
werk. Zonder mensen functioneert nu eenmaal geen enkel archiveringsysteem.
In theorie is het weliswaar mogelijk een archiveringsysteem te ontwikkelen, dat
elektronische documenten volledig automatisch beheert en beschikbaar stelt, maar
ook dan nog zijn er mensen nodig om het systeem te vertellen hoe het moet werken,
de regels te stellen, het aan te passen aan veranderende omstandigheden en in te
grijpen in onvoorziene gevallen.
De sleutelfiguren in het archiveringsysteem zijn de professionals, archivarissen,
specialisten in procesgebonden informatie. Ze analyseren het verband tussen de
documenten en de werkprocessen in de organisatie en bepalen aan de hand daarvan
de optimale structurering van het archief. Ze initiëren de vaststelling van de bewaar
termijnen van documenten. Zij zijn ook de dragers van een deel van de kennis die
nodig is om het systeem te laten werken. Ze beheren en besturen het systeem,
houden veranderingen in de organisatie en de technologie in de gaten en passen de
archiveringsprocessen aan die veranderingen aan. Zodra bijvoorbeeld een organisatie
voor een bedrijfsproces een nieuwe applicatie in gebruik neemt, zal de functionaris
die verantwoordelijk is voor archivering (de records manager) maatregelen willen
nemen om het nieuwe type documenten dat de applicatie genereert duurzaam toe
gankelijk en raadpleegbaar te houden.
Archivarissen
Het beroep archivaris kent verschillende specialisaties die onder verschillende namen voor
komen. De meerderheid van de beroepsgroep werkt binnen organisaties in het archivering
systeem. De meest gangbare naam voor de functie is tegenwoordig Documentaire Informatie
Voorziening (DIV); ook de Engelse term records management komt voor. Bij de overheid was
tot voor kort de naam 'registrator' in zwang. De afdeling die verantwoordelijk was voor het
archief heette registratuur of (bij het Rijk) Algemene Secretarie. Een kleinere groep archivaris
sen werkt bij archiefdiensten die afgesloten archieven beheren, vaak afkomstig van niet meer
bestaande organisaties. Wat beide categorieën gemeen hebben, is dat ze procesgebonden
informatie beheren en ze dat volgens dezelfde professionele uitgangspunten doen.
het archiveringsysteem