Mensen Het ideale archiveringsysteem moet objectief zijn en dus de menselijke willekeur zoveel mogelijk uitschakelen, of op zijn minst elk menselijk ingrijpen controleerbaar maken. Vandaar de eis dat een archiveringsysteem zichzelf moet documenteren door middel van metadata. De werkelijkheid is weerbarstiger: archiveren blijft mensen werk. Zonder mensen functioneert nu eenmaal geen enkel archiveringsysteem. In theorie is het weliswaar mogelijk een archiveringsysteem te ontwikkelen, dat elektronische documenten volledig automatisch beheert en beschikbaar stelt, maar ook dan nog zijn er mensen nodig om het systeem te vertellen hoe het moet werken, de regels te stellen, het aan te passen aan veranderende omstandigheden en in te grijpen in onvoorziene gevallen. De sleutelfiguren in het archiveringsysteem zijn de professionals, archivarissen, specialisten in procesgebonden informatie. Ze analyseren het verband tussen de documenten en de werkprocessen in de organisatie en bepalen aan de hand daarvan de optimale structurering van het archief. Ze initiëren de vaststelling van de bewaar termijnen van documenten. Zij zijn ook de dragers van een deel van de kennis die nodig is om het systeem te laten werken. Ze beheren en besturen het systeem, houden veranderingen in de organisatie en de technologie in de gaten en passen de archiveringsprocessen aan die veranderingen aan. Zodra bijvoorbeeld een organisatie voor een bedrijfsproces een nieuwe applicatie in gebruik neemt, zal de functionaris die verantwoordelijk is voor archivering (de records manager) maatregelen willen nemen om het nieuwe type documenten dat de applicatie genereert duurzaam toe gankelijk en raadpleegbaar te houden. Archivarissen Het beroep archivaris kent verschillende specialisaties die onder verschillende namen voor komen. De meerderheid van de beroepsgroep werkt binnen organisaties in het archivering systeem. De meest gangbare naam voor de functie is tegenwoordig Documentaire Informatie Voorziening (DIV); ook de Engelse term records management komt voor. Bij de overheid was tot voor kort de naam 'registrator' in zwang. De afdeling die verantwoordelijk was voor het archief heette registratuur of (bij het Rijk) Algemene Secretarie. Een kleinere groep archivaris sen werkt bij archiefdiensten die afgesloten archieven beheren, vaak afkomstig van niet meer bestaande organisaties. Wat beide categorieën gemeen hebben, is dat ze procesgebonden informatie beheren en ze dat volgens dezelfde professionele uitgangspunten doen. het archiveringsysteem

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 47