Metadata
Voor goed management van een archiveringsysteem is het noodzakelijk dat de beno
digde kennis expliciet wordt geformuleerd, waar nodig vastgelegd en onderhouden.
Kennis is soms vastgelegd in handboeken, in voorschriften, reglementen, wetgeving,
handleidingen, het Internet, en niet in de laatste plaats in de hoofden van mensen.
In ruime zin maken alle vastgelegde regels en kennis deel uit van de metadata van het
archiveringsysteem. Die metadata, en de processen die ze opslaan en onderhouden,
vormen zelf weer een subsysteem van het archiveringsysteem. Tot de metadata
behoren ook de gegevens die het systeem zelf genereert bij de uitvoering van de
processen. In de volgende hoofdstukken over de archiveringsprocessen komen de
metadata regelmatig terug.
Archiefdocumenten zijn onlosmakelijk verbonden met hun metadata.
Zie het kader OAIS-model.
Information Packages
Voor het onwerp van digitale depots wordt tegenwoordig vrijwel steeds teruggegrepen op het
Open Archives Information Systems Reference Model OAIS referentiemodel). Dit document
beschrijft niet alleen de archiveringsprocessen, maar ook de structuur van de informatie.
Het kernbegrip is information package, bestaande uit de inhoud (content, met enige vrijheid:
het document, of een reeks documenten) en de bijbehorende metadata. OAIS onderscheidt
drie typen packages, submission packages, die aangeboden worden aan het depot; archival
information packages, de archiefbestanddelen in het depot; en de dissemination information
packages, die ter raaddpleging aan de gebruikers worden aangeboden. De drie types worden
kortweg aangeduid als SIP, AIP en DIP
Middelen
Middelen zijn de dingen die het werk doen of die noodzakelijk zijn voor de uitvoering
van de processen, naast de mensen: computers en andere apparaten. Ook opslag
ruimtes en opbergmiddelen horen er toe. Onder middelen vallen eveneens materia
len: triviale zaken als dozen, papier, tapes, dvd's, omslagen en dergelijke. Deze
moeten uiteindelijk wel aan vastgestelde kwaliteitsnormen voldoen om de doelstellin
gen van het systeem te realiseren.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding
