Procedures
Procedures beschrijven stap voor stap wat het systeem moet doen en vooral hoe het
zijn processen moet uitvoeren. Voorbeelden van mogelijke procedures van het
systeem zijn: procedure voor postinschrijving, procedure voor uitlening van dossiers,
procedure voor vernietiging van documenten, procedure voor het verschaffen van
inzage in vertrouwelijke documenten, of procedure voor het materiële beheer van
documenten. Idealiter zijn de procedures zelf ook weer vastgelegd in documenten, of
in expliciete regels in de software, maar dat is niet altijd zo. Dikwijls zijn procedures
ingebakken in gewoontes die mensen erop na houden: 'dat doen we altijd zo.'
Automatisering van activiteiten van het archiveringsysteem betekent het expliciet
maken van de betreffende procedures en deze omzetten in programma's. Wat een
procedure is voor een mens, is een programma voor de computer - het verschil is dat
het de laatste veel preciezer moet worden beschreven. Automatisering van de archive
ring leidt tot een verdere formalisering en kan bijdragen aan kwaliteitsverbetering.
Die formalisering kan evenzeer leiden tot verder vastroesten van "wat altijd al zo
ging" en daardoor belemmerend werken voor vernieuwing.
Computerprogramma's (applicaties) zijn lang niet altijd een rechtstreekse omzetting
van een procedure. Automatisering brengt verandering met zich mee. Dikwijls kan
doelmatiger gewerkt worden door aanpassing van de werkwijze aan de mogelijkheden
van de technologie.
Methoden
Methoden zijn van een wat hogere orde dan procedures. Ze hebben vaak een weten
schappelijke basis en zijn niet specifiek voor een bepaalde organisatie ontworpen.
Voor het bepalen van de functionaliteit van een archiveringsysteem zijn in de eerste
plaats archivistische methoden van belang. Deze betreffen onder meer het beschrijven,
structureren, klasseren en selecteren. Maar methoden kunnen ook aan andere weten
schapsgebieden zijn ontleend, zoals aan de informatiewetenschap, de organisatie
kunde, rechten, sociologie, geschiedwetenschap, of politicologie.
Methoden voor de opslag en het onderhoud van digitale archiefbescheiden, bijvoor
beeld, zijn ontleend aan de informatiewetenschap. De archivistiek formuleert de
eisen, de informatiewetenschap en -technologie dragen bij aan het vinden van
oplossingen. Ook voor de ontwikkeling van zoeksystemen werpt samenwerking met
de informatiewetenschap vruchten af.
Organisatiekunde, rechten, sociologie, politicologie en geschiedwetenschap zijn weer
van belang voor de formulering van selectiecriteria: welke documenten komen voor
langdurige bewaring in aanmerking, welke documenten kunnen na verloop van tijd
vernietigd worden.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding