2.4 De componenten van het archiveringsysteem
Complex
De definitie van een archiveringsysteem maakt duidelijk dat het om een tamelijk
complex systeem gaat: 'het geheel van documenten, metadata, processen, procedures,
kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet
van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinne
ring en verantwoording.' Deze paragraaf behandelt de componenten, de bouwstenen,
van het systeem. In de volgende hoofdstukken komen de processen aan bod.
Documenten
Om met het eerstgenoemde element te beginnen: de documenten, of beter: de archief
documenten. Ze geven bestaansrecht aan het systeem, het hele systeem draait erom.
Zonder documenten geen archiveringsysteem, zoals ook data deel uitmaken van een
informatiesysteem. Hoewel het theoretisch zou kunnen, wil ik de documenten niet
van het systeem afscheiden, maar beschouw ik ze zelfs als de kern er van.
Gestructureerd en gedocumenteerd in metadata vormt het geheel van archiefdocu
menten een subsysteem van het archiveringsysteem, waaraan ik de term archief
systeem toeken, om aan te duiden dat er een structuur tussen de documenten in het
archief bestaat, er zit systeem in.
Het begrip 'document' vat ik ruim op als een bewust vastgelegde verzameling onderling
samenhangende gegevens (informatie) gericht op een bepaald doel. Dat doel kan een
rechtshandeling zijn, maar ook communicatie. Kenmerkend is dat een document een
afgerond geheel is, het heeft een begin en een eind.
Een document kan verschillende vormen hebben, zowel fysiek als redactioneel.
De meest voorkomende fysieke vorm is nog steeds papier. In het verleden werd vooral
voor belangrijke documenten perkament toegepast, maar ook andere dragers
kwamen (en komen) voor: steen, kleitabletten, hout, papyrus. Tegenwoordig wint
het digitale document terrein in een steeds grotere variëteit: e-mail, spreadsheets,
tekstverwerkingsdocumenten, beelddocumenten, sms-berichten.
Het moderne schriftverkeer kent tal van verschillende redactionele vormen: brief,
nota, rekening, memorandum, rapport, notulen, verslag; de informatietechnologie
voegt er nieuwe vormen aan toe, zoals blog, wiki of tweet.
Digitale documenten zijn steeds moeilijker te begrenzen, ze worden 'virtueler' (denk
aan multimedia documenten, hypertext documenten enz.). Dit boekje gaat daar niet
verder op in, maar laat ruimte voor verschillende definities en opvattingen.
het archiveringsysteem