2.4 De componenten van het archiveringsysteem Complex De definitie van een archiveringsysteem maakt duidelijk dat het om een tamelijk complex systeem gaat: 'het geheel van documenten, metadata, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinne ring en verantwoording.' Deze paragraaf behandelt de componenten, de bouwstenen, van het systeem. In de volgende hoofdstukken komen de processen aan bod. Documenten Om met het eerstgenoemde element te beginnen: de documenten, of beter: de archief documenten. Ze geven bestaansrecht aan het systeem, het hele systeem draait erom. Zonder documenten geen archiveringsysteem, zoals ook data deel uitmaken van een informatiesysteem. Hoewel het theoretisch zou kunnen, wil ik de documenten niet van het systeem afscheiden, maar beschouw ik ze zelfs als de kern er van. Gestructureerd en gedocumenteerd in metadata vormt het geheel van archiefdocu menten een subsysteem van het archiveringsysteem, waaraan ik de term archief systeem toeken, om aan te duiden dat er een structuur tussen de documenten in het archief bestaat, er zit systeem in. Het begrip 'document' vat ik ruim op als een bewust vastgelegde verzameling onderling samenhangende gegevens (informatie) gericht op een bepaald doel. Dat doel kan een rechtshandeling zijn, maar ook communicatie. Kenmerkend is dat een document een afgerond geheel is, het heeft een begin en een eind. Een document kan verschillende vormen hebben, zowel fysiek als redactioneel. De meest voorkomende fysieke vorm is nog steeds papier. In het verleden werd vooral voor belangrijke documenten perkament toegepast, maar ook andere dragers kwamen (en komen) voor: steen, kleitabletten, hout, papyrus. Tegenwoordig wint het digitale document terrein in een steeds grotere variëteit: e-mail, spreadsheets, tekstverwerkingsdocumenten, beelddocumenten, sms-berichten. Het moderne schriftverkeer kent tal van verschillende redactionele vormen: brief, nota, rekening, memorandum, rapport, notulen, verslag; de informatietechnologie voegt er nieuwe vormen aan toe, zoals blog, wiki of tweet. Digitale documenten zijn steeds moeilijker te begrenzen, ze worden 'virtueler' (denk aan multimedia documenten, hypertext documenten enz.). Dit boekje gaat daar niet verder op in, maar laat ruimte voor verschillende definities en opvattingen. het archiveringsysteem

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 43