hebben hun eigen opvattingen en zijn beïnvloedbaar. Bovendien lijkt de eis te veron
derstellen dat er een afzonderlijke organisatorische eenheid moet zijn die met de
archivering is belast; bijvoorbeeld een afdeling Documentaire Informatievoorziening
(DIV). Dat moge in de meeste overheidsorganisaties (nog) het geval zijn, onder
invloed van de informatie- en communicatietechnologie is dat aan het veranderen.
Archiveringsactiveiten keren weer terug naar het primaire proces; dat wil zeggen dat
zij die met de uitvoering van een taak zijn belast ook de documenten maken en archi
veren. Archiveringsregels die in de software zijn ingebakken, kunnen tot op zekere
hoogte willekeur of menselijke fouten voorkomen, maar nooit 100%. Om tenminste
toetsing mogelijk te maken stelt de NEN-ISO 15489 norm als eis dat het archivering-
systeem verantwoording van zijn eigen activiteiten kan afleggen. Dit om de integriteit
van het archiefsysteem zoveel mogelijk te waarborgen, zoals ook de organisatie als
geheel verantwoording moet kunnen afleggen. Alle processen die het uitvoert, moet
het systeem documenteren.
Het archiveringsysteem legt dus informatie vast over het eigen handelen en zal die
informatie doorgaans ook zelf weer gebruiken. Privacygevoelige documenten mogen
bijvoorbeeld slechts aan een beperkt aantal mensen ter inzage worden gegeven.
Het archiveringsysteem zal dus tenminste moeten weten wie toegang mogen hebben
en onder welke voorwaarden. Het gebruik van documenten (inzage, uitlening) zal
het systeem evenzeer vastleggen. Dat geldt ook voor beheershandelingen als vernieti
ging, conservering, ordening en berging.
Dergelijke gegevens over archiefdocumenten, die in het beheer worden gemaakt en
gebruikt, heten metadata. Ze vormen als het ware het archiveringsysteem van het archi
veringsysteem zelf. De volgende hoofdstukken komen daarop enkele malen terug.
Werkelijkheid
Het archiveringsysteem zoals ik dat in dit hoofdstuk schets, is een ideaaltype. De wer
kelijkheid is anders. Bijna wekelijks lezen we in de krant of op het internet berichten
over schaduwadministraties, onvolledige boekhoudingen, verdwenen documenten of
niet gedocumenteerde activiteiten. Soms gaat het om welbewuste fraude, soms om
het afdekken van gemaakte fouten. Soms is het archief in wanorde geraakt en heeft
het zijn integriteit en betrouwbaarheid verloren door slordigheid. In vrijwel alle geval
len is het terug te voeren op onvolkomenheden in het archiveringsysteem.
In landen waar regeringen het iets minder nauw nemen met de democratie, zet de
overheid het archief naar eigen hand. Verne Harris verhaalt hoe in Zuid-Afrika het
archief ten dienste stond van de apartheid. In de voormalige DDR vormde de
geheime politie, de Stasi, een enorm archief om de bevolking te controleren.
archiefschoolschrift 1 /archiveren. een inleiding