Continuïteit - het systeem moet steeds beschikbaar zijn en het gebruik van documenten in de toekomst kunnen garanderen. Effectiviteit - het systeem moet adequaat reageren op wensen van de gebrui ker, uiteraard binnen de door de wetgever en organisatie gestelde regels. Efficiëntie - het systeem mag de gebruiker niet hinderen, in die zin dat deze onnodige extra handelingen moet verrichten om documenten te laten opslaan of op te vragen. Met andere woorden, de integratie in werkprocessen moet optimaal zijn. Tijdigheid - het systeem moet nieuwe documenten tijdig in het archief opnemen en gevraagde documenten beschikbaar stellen op het moment wanneer dat nodig of gewenst is. Gebruiksvriendelijk - het systeem moet minimale inspanning van de gebruiker vergen. Beheerder Uiteraard zijn de gebruikseisen leidend voor de ontwerper en beheerder van het systeem. Toch zullen deze ook op een aantal specifieke beheersaspecten letten: Flexibiliteit - het systeem moet gemakkelijk aan te passen zijn aan veranderin gen in de organisatie of technologie. Onderhoudbaarheid - het systeem moet goed te onderhouden zijn. Dat betreft vanzelfsprekend de technische componenten (software), maar ook de proce dures en regels. Portabiliteit of overdraagbaarheid - het systeem mag niet afhankelijk zijn van een bepaalde technologie of persoon. Connectiviteit - het systeem moet kunnen samenwerken met andere informatiesystemen. Inpasbaarheid - het systeem moet passen in de totale infrastructuur, zowel in technisch als in organisatorisch opzicht. Onpartijdig Aan de eis dat het archiveringsysteem integer moet zijn, voegde ik het element onpartijdigheid toe met een verwijzing naar functiescheiding, zoals dat ook in de financiële administratie wordt toegepast. Onpartijdigheid betekent dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor de archivering en het archiveringsysteem zelf geen direct belang hebben bij de inhoud van de documenten of de werkprocessen waarop ze betrekking hebben. Onpartijdigheid is echter nooit helemaal uit te sluiten, mensen maken fouten, het archiveringsysteem

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 41