Besturing
Systeem
Uitvoer
Dit algemene systeemmodel is toe te passen op een archiveringsysteem. Het primaire
invoerproces is het opnemen van documenten in het systeem (zie daarvoor hierna para
graaf 4.1). Opnemen wordt gerealiseerd door registratie en opslaan (paragraaf 4.2).
Het primaire uitvoerproces is beschikbaarstellen, het mogelijk maken van raadple
ging (gebruik) van de gearchiveerde documenten (zie paragraaf 5.3). Direct ten
dienste van deze uitvoerfunctie staan de verwerkingsprocessen ordenen en klasseren
(paragraaf 5.1), beschrijven (paragraaf 5.2) en bewaren (paragraaf 4.3). Een bijzon
der uitvoerproces is het verwijderen (paragraaf 4.4), voorafgegaan door waarderen en
selecteren (hoofdstuk 3). Zoals elk systeem heeft ook een archiveringsysteem bestu
ring nodig. Dat bestaat uit zowel het opstellen van regels en procedures, als uit
directe sturing en het geven van instructies. Het Engelse begrip records management,
dat als term nu ook in Nederland opgeld maakt, kan opgevat worden als de besturing
van archiveringsystemen. We gaan daar in dit boekje niet verder op in. De literatuur
lijst bevat een aantal suggesties voor dit onderwerp.
Archiefdienst
Een archiefdienst (zie hiervoor, paragraaf 1.5) kan worden gezien als een bijzonder
soort, zelfstandig opererend archiveringsysteem. Een archiefdienst bestaat immers
uit dezelfde typen componenten (mensen, middelen, methoden, procedures, kennis
en documenten) en heeft dezelfde soorten processen: opnemen (verwerving, acquisi
tie), opslag, bewaren, beschrijven en beschikbaarstellen. Zelfs selectie en verwijde
ring behoren tot de mogelijkheden. In de regel neemt een archiefdienst hele of
gedeeltelijke archiefsystemen op.
2.3 Kwaliteitseisen
Paragraaf 1.4 formuleerde een globale kwaliteitseis voor archivering: het archivering
systeem moet er voor zorgen de noodzakelijke kwaliteit van de documenten en de
het archiveringsysteem
