Informatiesystemen en archiveringsystemen
De informatiekundige literatuur biedt een rijk scala aan definities van het begrip informatie
systeem. Enigszins informeel uitgedrukt, is een informatiesysteem een geheel van proce
dures, gegevens en middelen dat in de informatiebehoefte van een persoon of groep van
personen voorziet. Informatiesystemen zijn vaak direct gekoppeld aan een bedrijfsfunctie.
Een personeelsinformatiesysteem bevat gegevens over personeelsleden, waarmee de perso
neelsafdeling van de organisatie de noodzakelijke activiteiten kan verrichten. Een verkoop
informatiesysteem bevat gegevens over producten, prijzen, klanten, marktontwikkelingen,
verkopen enz., waardoor een afdeling verkoop slagvaardig kan optreden. Verenigingen
hebben hun ledenadministraties als informatiesysteem, boekhoudingen zijn financiële
informatiesystemen. Het Kadaster is in feite een groot informatiesysteem over eigendoms
rechten op onroerend goed. Een adresboekje naast de telefoon is evenzeer een (persoonlijk)
informatiesysteem.
Een informatiesysteem hoeft dus niet geautomatiseerd te zijn. Een kaartenbak met de voor-
raadgegevens is, samen met de kennis en vaardigheid van de magazijnmeester, evengoed een
informatiesysteem als een volledig geautomatiseerd logistiek systeem. De functie informatie
te leveren maakt een systeem tot informatiesysteem. Het is overigens niet altijd goed mogelijk
een informatiesysteem precies af te bakenen volgens de grenzen van de bedrijfsprocessen.
Vaak dienen informatiesystemen verschillende bedrijfsprocessen.
In ruimere, organisatorische zin kan een informatiesysteem worden gezien als de totale infor
matievoorziening of informatiehuishouding van een organisatie, zowel formeel als informeel.
Zo beschouwd is een informatiesysteem vooral een sociaal systeem, zoals we ook het archi-
veringsysteem opvatten. Een archiveringsysteem is een informatiesysteem, omdat het gege
vens bevat (documenten), die veredelt (onder andere door het toevoegen van metadata) en
beschikbaarstelt. We vatten een archiveringsysteem heel abstract en ruim op als alles wat tot
de archivering binnen een organisatie bijdraagt. In werkelijkheid zijn het vaak de verschillen
de concrete informatiesystemen die de archivering voor hun rekening nemen, althans voor
zolang die informatiesystemen de documenten nog nodig hebben. Daarna kunnen ze worden
afgestoten naar een specifiek archiveringsysteem.
Processen
Elk systeem is in functionele zin typisch te beschrijven in termen van invoer-,
uitvoer-, verwerkings- en besturingsprocessen. De eerste twee vormen de directe
relatie van het systeem met zijn omgeving; besturingsprocessen interpreteren signa
len uit het systeem en vanuit zijn omgeving in stuurmaatregelen, ze richten zich in
de eerste plaats op de verwerkingsprocessen.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding
