dan de doelen van de eigen organisatie, maar heeft ook oog voor maatschappelijke en
eventuele wetenschappelijke of cultuur-historische belangen.
De documenten die het archiveringsysteem beheert, zijn gemaakt en ontvangen in
andere informatiesystemen, binnen en buiten de organisatie. Het archiveringsysteem
onderhoudt dus nauwe relaties met die andere, procesgebonden informatiesystemen.
Je zou kunnen zeggen dat een archiveringsysteem een ondersteunende en faciliteren-
de rol vervult voor andere informatiesystemen, onder meer door het beheer van gege
vens over te nemen die voor het oorspronkelijke bedrijfsproces niet meer van
dagelijks belang zijn of waarvan ook andere informatiesystemen gebruik moeten
kunnen maken. Een archiveringsysteem is zo een infrastructureel instrument, dat in
staat is een intermediaire rol tussen de verschillende bedrijfsinformatiesystemen te
vervullen, en niet alleen tussen specifieke informatiesystemen, maar ook tussen de
meer algemene kantoorfuncties, zoals correspondentie, verslaglegging enz. In een
geautomatiseerde administratieve omgeving zal een groot deel van de archivering
uiteraard geautomatiseerd plaats vinden.
Een duidelijke meerwaarde die het archiveringsysteem biedt ten opzichte van proces
gerichte informatiesystemen is dus zijn organisatiebrede werking. De documenten die
het beheert zijn immers - met uitzondering van vertrouwelijke documenten - direct
voor alle werkprocessen beschikbaar. Een goed werkend archiveringsysteem zorgt er
voor dat wat in het archief zit, daar niet alleen veilig is opgeborgen (of begraven),
maar juist raadpleegbaar voor ieder die daaraan behoefte heeft en daartoe bevoegd is.
Een brochure van het overheidsprogramma Digitale Duurzaamheid drukte dat heel
sterk in zijn titel uit: het geheugen als actieve kracht. Het archiveringsysteem houdt de
informatie duurzaam bruikbaar.
het archiveringsysteem