van de onderneming. Hetzelfde geldt voor documenten die te beschouwen zijn als
onderdeel van het bedrijfskapitaal omdat ze specifieke kennis bevatten, intellectual
capital zijn. Zo hebben technische bedrijven hun tekeningen en bestekken archief wel
in orde; andere delen van de administratie kunnen echter verwaarloosd zijn.
Hetzelfde kan gezegd worden van de contracten. Banken en verzekeringsmaatschap
pijen daarentegen, hechten traditioneel altijd veel belang aan goed archiefbeheer op
alle onderdelen. Maar zelfs al is voor veel bedrijven archivering een sluitpost op de
begroting, er is een archiveringsfunctie en de componenten van een archivering
systeem zijn aanwezig - zij het lang niet altijd van de noodzakelijke kwaliteit en
soms nauwelijks zichtbaar.
2.2 Functie en componenten van het archiveringsysteem
Onderdelen
De gegeven definitie van archiveringsysteem bestaat uit twee onderdelen. Het eerste
zegt iets over het doel van het systeem, namelijk het vormgeven van de archiverings
functie, dus het verwerven, beheren en beschikbaarstellen van archiefdocumenten.
Het tweede onderdeel zegt iets over de componenten waarmee het systeem de archive
ringsfunctie vorm geeft: het geheel van mensen, documenten, metadata, processen,
procedures, methoden, regels kennis en middelen - de zichtbare componenten van
het systeem derhalve.
Systemen
Een archiveringsysteem is een informatiesysteem, maar dan wel een bijzonder
informatiesysteem, zowel naar functie als naar inhoud. De informatie (de archief
documenten) die het bevat, is gegenereerd in en door de werkprocessen van de orga
nisatie; de archiefdocumenten worden beheerd door het archiveringsysteem om door
diezelfde en andere processen te worden bevraagd. Het systeem zorgt ervoor dat alle
noodzakelijke informatie - althans voor zover ooit gemaakt of ontvangen - aanwezig
is en de vereiste kwaliteit behoudt. Dit geldt op zichzelf voor de meeste informatiesys
temen. Wat het archiveringsysteem onderscheidt, is dat het in beginsel voor de gehele
organisatie werkt en een grotere reikwijdte heeft dan specifieke systemen zoals bij
voorbeeld financiële informatiesystemen, vergunningsystemen, verkoopsystemen,
of applicaties voor voorraadbeheer, die een beperkter doel en een kleinere doelgroep
hebben. Het archiveringsysteem kijkt over de grenzen van het enkele bedrijfsproces
en neemt ook (en vooral) de belangen van de hele organisatie als uitgangspunt voor
de beheerbeslissingen die het neemt. Een optimaal archiveringsysteem kijkt verder
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding