methoden, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording. Recordkeeping system De Engelse term voor archiveringsysteem is recordkeeping system. Een wereldwijd bedoelde definitie omschrijft het als "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating, storing, and acces sing records, to safeguard their authenticity and reliability." (International Council on Archives, Committee on Electronic Records, 1996). De ISO records management standard (ISO 15489), waarover elders meer, gebruikt de term record system om hetzelfde aan te duiden. De Nederlandse vertaling van de norm heeft daar 'archiefsysteem' van gemaakt. Dit boekje blijft echter over archiveringsysteem spreken en reserveert 'archiefsysteem' voor het gestructureerde geheel aan documenten, het archief dus. Toelichting We moeten een archiveringsysteem in de eerste plaats zien als een concept, niet zozeer als een concreet systeem, en het zeker niet opvatten als een geautomatiseerd systeem. In wezen is het vooral een zo volledig mogelijke beschrijving van de activiteiten die een organisatie ontplooit of zou moeten ontplooien om haar archief in orde te hebben, met de middelen die daarvoor nodig zijn. Of uitgedrukt in de termen van het voorgaande hoofdstuk: alles wat nodig is om blijvend het behoud van de vereiste kwa liteit van de archiefdocumenten te waarborgen. Die eisen zullen voor organisaties hoger zijn dan voor privé personen en ze zullen verder van organisatie tot organisatie verschillen. Aan de kwaliteit van het archief van een overheidsorganisatie, bijvoorbeeld, stelt de wetgever hoge eisen, zowel uit belang van bedrijfsvoering en democratische controle, als uit mogelijk toekomstig cultureel belang van een deel van de archiefdocumenten. Overheidsorganisaties besteden dan ook nadrukkelijk aandacht aan de archivering, en de archiveringsyste- men zijn doorgaans duidelijk herkenbaar in specialistische organisatorische eenhe den, vaak met specifiek opgeleide mensen. Bij particuliere organisaties ligt dat dikwijls anders. Eisen die aan de archivering bij bedrijven gesteld worden, hebben vooral van doen met de bedrijfsadministratie (boekhouding), uit belang van finan ciële controle. Dat deel van het archief is dan doorgaans ook goed verzorgd, mede uit eigen belang omdat het de bedrijfsleiding inzicht verschaft in de vermogenspositie het archiveringsysteem

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 35