methoden, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of
organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van
bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording.
Recordkeeping system
De Engelse term voor archiveringsysteem is recordkeeping system. Een wereldwijd bedoelde
definitie omschrijft het als "an information system developed for the purpose of storing and
retrieving records, organized to control the specific functions of creating, storing, and acces
sing records, to safeguard their authenticity and reliability." (International Council on
Archives, Committee on Electronic Records, 1996). De ISO records management standard
(ISO 15489), waarover elders meer, gebruikt de term record system om hetzelfde aan te
duiden. De Nederlandse vertaling van de norm heeft daar 'archiefsysteem' van gemaakt.
Dit boekje blijft echter over archiveringsysteem spreken en reserveert 'archiefsysteem' voor
het gestructureerde geheel aan documenten, het archief dus.
Toelichting
We moeten een archiveringsysteem in de eerste plaats zien als een concept, niet zozeer
als een concreet systeem, en het zeker niet opvatten als een geautomatiseerd systeem.
In wezen is het vooral een zo volledig mogelijke beschrijving van de activiteiten die
een organisatie ontplooit of zou moeten ontplooien om haar archief in orde te
hebben, met de middelen die daarvoor nodig zijn. Of uitgedrukt in de termen van het
voorgaande hoofdstuk: alles wat nodig is om blijvend het behoud van de vereiste kwa
liteit van de archiefdocumenten te waarborgen.
Die eisen zullen voor organisaties hoger zijn dan voor privé personen en ze zullen
verder van organisatie tot organisatie verschillen. Aan de kwaliteit van het archief
van een overheidsorganisatie, bijvoorbeeld, stelt de wetgever hoge eisen, zowel uit
belang van bedrijfsvoering en democratische controle, als uit mogelijk toekomstig
cultureel belang van een deel van de archiefdocumenten. Overheidsorganisaties
besteden dan ook nadrukkelijk aandacht aan de archivering, en de archiveringsyste-
men zijn doorgaans duidelijk herkenbaar in specialistische organisatorische eenhe
den, vaak met specifiek opgeleide mensen. Bij particuliere organisaties ligt dat
dikwijls anders. Eisen die aan de archivering bij bedrijven gesteld worden, hebben
vooral van doen met de bedrijfsadministratie (boekhouding), uit belang van finan
ciële controle. Dat deel van het archief is dan doorgaans ook goed verzorgd, mede uit
eigen belang omdat het de bedrijfsleiding inzicht verschaft in de vermogenspositie
het archiveringsysteem