Systeem
We beschouwen de archiveringsfunctie als een systeem, om precies te zijn als een deel
systeem van de organisatie. De systeembenadering is een hulpmiddel bij de analyse van
complexe problemen. Oorspronkelijk afkomstig uit de biologie wordt ze tegenwoordig
veel toegepast in de organisatiekunde. Een systeem is een af te bakenen geheel van ele
menten en relaties tussen elementen gericht op een bepaald doel. Zo kan een auto als een
systeem gezien worden, een stoel, organisaties of delen van organisaties. De meeste
systemen zijn open systemen, dat wil zeggen, ze zijn interactief met hun omgeving.
Zo onderhoudt een onderneming relaties met leveranciers en klanten, koopt grond
stoffen in, levert eindproducten, is onderhevig aan wet- en regelgeving en gevoelig
voor wat maatschappelijk verantwoord is.
Een systeem kan worden onderverdeeld in deelsystemen. Een auto bestaat uit
deelsystemen als de motor, de carrosserie, het elektrische systeem en de besturing.
Een fabriek uit een productieafdeling, een personeelsafdeling, het machinepark en
de boekhouding. Zo beschouwen we de archiveringsfunctie als een deelsysteem van
een organisatie.
Systeem
Het woord systeem is bijna even vaak gebruikt als niet begrepen. De systeemleer stelt dat wat
een systeem is afhankelijk is van de beschouwer: elk concreet of abstract deel van de werke
lijkheid kan als systeem gezien worden, een auto, een meubel, een groep mensen.
Kenmerkend is dat een systeem een geheel is, of althans als geheel wordt beschouwd.
Het kan worden onderscheiden van zijn omgeving. Het systeem heeft relaties met zijn omge
ving. Intern bestaat het systeem uit elementen (of entiteiten) en relaties tussen die elementen.
Een formele definitie van systeem is: een verzameling entiteiten met de verzameling relaties
die onderling tussen de entiteiten bestaan."
In deze zin vatten we het archiveringssysteem op. De entiteiten zijn de elementen waaruit het
bestaat, de relaties de functies die het voor zijn omgeving (de organisatie, de maatschappij)
verricht.
Definitie
De archiveringsfunctie is een persoonlijke of organisatorische functie met als doel het
beheer en de beschikbaarstelling van procesgebonden informatie die de persoon of
organisatie nodig heeft voor de uitvoering van taken of het afleggen van verantwoor
ding. Een archiveringsysteem is het geheel van documenten, metadata, processen,
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding