Het archiveringsysteem
2.1 Archiveringsfunctie en archiveringsysteem
Functie
Het maken, ontvangen en verzenden van archiefdocumenten is geen op zichzelf
staande activiteit, maar gebeurt steeds in het kader van een bepaalde activiteit, een
werkproces waarin de documenten een rol spelen. Archivering heeft als doel de werk
processen te documenteren en bevraging vanuit werkprocessen mogelijk te maken;
het ligt dan ook min of meer voor de hand dat de archivering wordt afgestemd op de
werkprocessen. Archivering is allereerst een functie die nauw samenhangt met de
processen die ze moet ondersteunen.
Voor de nadere analyse van de archiveringsfunctie nemen we een complexere organi
satie met een duidelijke arbeidsverdeling als uitgangspunt. In kleinere organisaties
hebben medewerkers vaak een aantal verschillende taken, waardoor het zicht op de
bedrijfsfuncties enigszins vertroebeld kan raken. Wanneer functionarissen expliciet
belast zijn met de archivering is het veel duidelijker te zien uit welke activiteiten de
functie bestaat, dan wanneer archivering een ondergeschikt onderdeel van een
hoofdtaak is.
Arbeidsverdeling
In een eenmansbedrijf verricht de ene persoon alle noodzakelijke activiteiten. Een startende
ondernemer die een garagebedrijfje begint, repareert auto's, staat klanten te woord, onderhan
delt met leveranciers, koopt in, verkoopt, geeft benzine, houdt de voorraden bij, berekent de
kosten, en veegt 's avonds voor het naar huis gaan de werkplaats nog even aan.
Breiden de zaken uit en komt er een monteur bij, dan kan de baas zich meer met de klant bezig
houden. Bij verdere groei komen er meer monteurs, een magazijnmeester, een pompbedien
de, een chef-monteur, verkopers, een administrateur en een schoonmaker, elk met een speci
fieke taak. De baas houdt zijn handen schoon, geeft globaal leiding bezig, praat met klanten
en leveranciers en bepaalt de strategie. Taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld.
Een monteur loopt niet zelf het magazijn in om een onderdeel te zoeken, maar levert een bon
netje in bij de magazijnchef. Werkbriefjes en onderdelenbonnetjes en urenstaten gaan naar de
administratie voor het opmaken van de rekening.
31