Taken
Nemen we een openbare archiefbewaarplaats als voorbeeld, dan is de hoofdtaak het
beheer van archieven die door overheidsorganisaties binnen het werkgebied zijn
gevormd, althans voor zover deze voor langdurige bewaring in aanmerking komen.
Een rijksarchief in de provincie beheert zo de archieven van de provinciale organen
(en hun voorgangers) in de betreffende provincie en van rijksorganen die in de pro
vincie werkzaam zijn. Archieven van centrale overheidsorganisaties gaan naar het
Nationaal Archief in Den Haag. Openbare archiefbewaarplaatsen nemen ook parti
culiere archieven op, voor zover van belang voor hun werkgebied.
Archiefdiensten stellen de beheerde archieven open voor onderzoek door derden.
Ze beschikken daartoe over studiezalen en maken als dat nodig is de archieven toe
gankelijk door middel van beschrijvingen. Sommige archiefdiensten hebben zich ont
wikkeld tot centra voor lokaal of regionaal historisch onderzoek. Aanvullend op het
archievenbestand hebben ze een historische bibliotheek aangelegd en beeld- en
geluidsmateriaal verzameld.
Voor het beheer van digitaal archief en documentair materiaal hebben enkele archief
diensten e-depots ingericht. De kosten van dergelijke voorzieningen, die uit hardware
en vooral complexe software bestaan, zijn dermate hoog, dat nauwe samenwerking
tussen archiefinstellingen noodzakelijk is. Omdat de fysieke plaats van bewaring niet
essentieel is voor de raadpleging, lijken tenminste de technische mogelijkheden van
samenwerking ruimschoots aanwezig te zijn.
Methoden
Het leidend principe voor het beheer van archieven is het behoud van kwaliteit (zie
paragraaf 1.4). De kwaliteit van een archief wordt bepaald door verschillende facto
ren: de fysieke kwaliteit, de structuur en toegankelijkheid. Archiefdiensten houden
de archieven afkomstig van onderscheiden organisaties of personen (archiefvormers)
zorgvuldig van elkaar gescheiden en respecteren de oorspronkelijke structuur zoals die
is bepaald door het archiveringsysteem. Een archief is een 'organisch geheel' dat juist
als geheel blijk geeft van wat de organisatie deed en hoe ze haar taken uitvoerde.
Het geheel van het archief is meer dan de som der delen, de archiefdocumenten.
Of het archief nu wordt beheerd door een archiveringsysteem van de oorspronkelijke
organisatie, of door een archiefdienst, de uitgangspunten voor behoud van kwaliteit
blijven dezelfde.
Dit principe maakt het werk van archivarissen zo verschillend van bibliothecarissen
en documentalisten, bij wie het doorgaans (niet altijd) om de afzonderlijke docu
menten (zoals boeken) is te doen. Het beginpunt voor de archivaris is de context
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding