Belastingformulieren
Al enkele jaren is het mogelijk het inkomstenbelastingformulier elektronisch in te vullen en te
verzenden. Belastingplichtigen kunnen desgewenst het betreffende formulier van de website
van de Belastingdienst 'downloaden', invullen, van een digitale handtekening (digi-d) voor
zien en elektronisch naar Apeldoorn sturen. Voor de invuller heeft dit het voordeel dat het
formulier de berekeningen maakt, waardoor de kans op fouten afneemt. Medewerkers van de
Belastingdienst kunnen de elektronische formulieren veel gemakkelijker controleren, waar
door het afhandelingsproces veel sneller kan verlopen. Bovendien kan het kostbare heen- en
weer sturen van formulieren en toelichtingen achterwege blijven. De procedure ontslaat de
invuller niet van de plicht de bewijsstukken een aantal jaren te bewaren. Deze zullen meestal
nog wel op papier zijn.
Archivering
In welke vorm documenten ook zijn gemaakt, ontvangen, of verzonden, archivering
moet er voor zorgen dat de kwaliteit van documenten behouden blijft, in de mate
waarin en zolang als dat nodig is. Dat geldt voor de kwaliteit van de afzonderlijke
archiefdocumenten, maar ook voor de kwaliteit van het archief van de organisatie als
geheel. Een goed archief is meer dan de som van de delen. De vormgeving van de
structuur, de samenhang tussen de documenten waaruit het bestaat, bepaalt voor
een groot deel zijn kwaliteit. De definitie die wij van archief geven, drukt dat uit:
'informatie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die
zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de
context van die werkprocessen kan worden bevraagd.'
De functie die voor de vorming en vormgeving van het archief verantwoordelijk is,
noemen we de archiveringsfunctie. Het volgende hoofdstuk beschrijft deze functie als
een informatiesysteem: het archiveringsysteem. Dit systeem, een deelsysteem van een
organisatie, heeft als taak de noodzakelijke kwaliteit van archiefdocumenten en
archief te behouden.
1.5 Archiefbeheer als culturele functie
Archiefdiensten
Paragraaf 4.4 (Verwijderen) noemt de mogelijkheid - en voor overheidsorganisaties
zelfs de verplichting - archieven te zijner tijd in beheer aan een archiefdienst over te
dragen. Een archiefdienst is een instelling die als primair proces heeft het beheren en
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding