Belastingformulieren Al enkele jaren is het mogelijk het inkomstenbelastingformulier elektronisch in te vullen en te verzenden. Belastingplichtigen kunnen desgewenst het betreffende formulier van de website van de Belastingdienst 'downloaden', invullen, van een digitale handtekening (digi-d) voor zien en elektronisch naar Apeldoorn sturen. Voor de invuller heeft dit het voordeel dat het formulier de berekeningen maakt, waardoor de kans op fouten afneemt. Medewerkers van de Belastingdienst kunnen de elektronische formulieren veel gemakkelijker controleren, waar door het afhandelingsproces veel sneller kan verlopen. Bovendien kan het kostbare heen- en weer sturen van formulieren en toelichtingen achterwege blijven. De procedure ontslaat de invuller niet van de plicht de bewijsstukken een aantal jaren te bewaren. Deze zullen meestal nog wel op papier zijn. Archivering In welke vorm documenten ook zijn gemaakt, ontvangen, of verzonden, archivering moet er voor zorgen dat de kwaliteit van documenten behouden blijft, in de mate waarin en zolang als dat nodig is. Dat geldt voor de kwaliteit van de afzonderlijke archiefdocumenten, maar ook voor de kwaliteit van het archief van de organisatie als geheel. Een goed archief is meer dan de som van de delen. De vormgeving van de structuur, de samenhang tussen de documenten waaruit het bestaat, bepaalt voor een groot deel zijn kwaliteit. De definitie die wij van archief geven, drukt dat uit: 'informatie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd.' De functie die voor de vorming en vormgeving van het archief verantwoordelijk is, noemen we de archiveringsfunctie. Het volgende hoofdstuk beschrijft deze functie als een informatiesysteem: het archiveringsysteem. Dit systeem, een deelsysteem van een organisatie, heeft als taak de noodzakelijke kwaliteit van archiefdocumenten en archief te behouden. 1.5 Archiefbeheer als culturele functie Archiefdiensten Paragraaf 4.4 (Verwijderen) noemt de mogelijkheid - en voor overheidsorganisaties zelfs de verplichting - archieven te zijner tijd in beheer aan een archiefdienst over te dragen. Een archiefdienst is een instelling die als primair proces heeft het beheren en archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 24