Elk van de betrokkenen levert zo een eigen, specifieke bijdrage aan de vereiste kwaliteit
van het document: de juistheid van de beslissing (de inhoud), de authenticiteit en de
autoriteit van het document, en daarvan afhankelijk de opmaak in de juiste vorm.
Organisaties
In minder complexe en formele organisaties kan het een enkele persoon zijn, die alle
aspecten van een werkproces voor zijn rekening neemt. Een zakenvrouw die in haar
eentje een onderneming runt stelt zelf de inhoud van een offerte vast, typt deze uit,
ondertekent en verstuurt hem - hetzij digitaal, hetzij per post. De verschillende
onderdelen van de handeling zijn evenwel ook hier te onderscheiden. Als ze het
drukker krijgt en een secretaresse in dienst neemt, zal ze de offerte globaal dicteren.
De secretaresse werkt hem dan verder uit en legt hem ter ondertekening aan haar
baas voor. Ze zorgt verder voor de verzending en bergt een kopie op in het archief.
Veranderingen
Vooral door de informatie- en communicatietechnologie zijn de bestaande, op
papieren documenten gebaseerde, administratieve procedures ingrijpend aan het
veranderen. Typekamers, zoals die tot in de jaren '80 van de vorige eeuw in grotere
administraties waren, zijn verdwenen. Functionarissen gebruiken nu tekstverwer
kingspakketten en macro's nemen het vormgevende werk van typistes en secretares
ses over. Voor een deel verliezen documenten - zeker die voor interne communicatie
- hun oorspronkelijke vaste vorm. Een e-mail is vaak veel minder formeel dan een
papieren memo, al is de functie doorgaans dezelfde.
Ingewikkelde administratieve procedures worden nu gestuurd door workflow manage
ment, waardoor ook een deel van het parafencircuit en het gebruik van verschillende
kleuren documenten aan het verdwijnen is. Van verzonden documenten blijft de digi
tale vorm achter en deze moet worden gearchiveerd. Steeds meer organisaties gaan er
ook toe over om binnenkomende documenten te digitaliseren. De digitale versie gaat
het werkproces in en het papieren origineel wordt direct gearchiveerd.
Ook dat laatste is voor een deel bezig te verdwijnen, nu meer en meer documenten
digitaal via elektronische post worden verzonden en gescande documenten de papie
ren originelen mogen vervangen. Voorbeelden in het dagelijks leven zijn er al volop:
telebankieren vervangt het invullen van papieren betalingsopdrachten en de bijbeho
rende dagafschriften; de belastingaangifte kan digitaal gedaan worden in plaats van
via de blauwe envelop.
archiveren