Elk van de betrokkenen levert zo een eigen, specifieke bijdrage aan de vereiste kwaliteit van het document: de juistheid van de beslissing (de inhoud), de authenticiteit en de autoriteit van het document, en daarvan afhankelijk de opmaak in de juiste vorm. Organisaties In minder complexe en formele organisaties kan het een enkele persoon zijn, die alle aspecten van een werkproces voor zijn rekening neemt. Een zakenvrouw die in haar eentje een onderneming runt stelt zelf de inhoud van een offerte vast, typt deze uit, ondertekent en verstuurt hem - hetzij digitaal, hetzij per post. De verschillende onderdelen van de handeling zijn evenwel ook hier te onderscheiden. Als ze het drukker krijgt en een secretaresse in dienst neemt, zal ze de offerte globaal dicteren. De secretaresse werkt hem dan verder uit en legt hem ter ondertekening aan haar baas voor. Ze zorgt verder voor de verzending en bergt een kopie op in het archief. Veranderingen Vooral door de informatie- en communicatietechnologie zijn de bestaande, op papieren documenten gebaseerde, administratieve procedures ingrijpend aan het veranderen. Typekamers, zoals die tot in de jaren '80 van de vorige eeuw in grotere administraties waren, zijn verdwenen. Functionarissen gebruiken nu tekstverwer kingspakketten en macro's nemen het vormgevende werk van typistes en secretares ses over. Voor een deel verliezen documenten - zeker die voor interne communicatie - hun oorspronkelijke vaste vorm. Een e-mail is vaak veel minder formeel dan een papieren memo, al is de functie doorgaans dezelfde. Ingewikkelde administratieve procedures worden nu gestuurd door workflow manage ment, waardoor ook een deel van het parafencircuit en het gebruik van verschillende kleuren documenten aan het verdwijnen is. Van verzonden documenten blijft de digi tale vorm achter en deze moet worden gearchiveerd. Steeds meer organisaties gaan er ook toe over om binnenkomende documenten te digitaliseren. De digitale versie gaat het werkproces in en het papieren origineel wordt direct gearchiveerd. Ook dat laatste is voor een deel bezig te verdwijnen, nu meer en meer documenten digitaal via elektronische post worden verzonden en gescande documenten de papie ren originelen mogen vervangen. Voorbeelden in het dagelijks leven zijn er al volop: telebankieren vervangt het invullen van papieren betalingsopdrachten en de bijbeho rende dagafschriften; de belastingaangifte kan digitaal gedaan worden in plaats van via de blauwe envelop. archiveren

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 23