Overigens is de auteur niet altijd dezelfde persoon als degene die het document
maakt. De documenten die op naam van een minister uitgaan, zijn in de regel door
één van de ambtenaren opgesteld en tenslotte door een secretarieel medewerker in de
uiteindelijke vorm gegoten en op formeel briefpapier geprint. De minister is evenwel
de formele auteur, zelfs als hij of zij het stuk niet persoonlijk heeft ondertekend.
Voor elk archiefdocument zijn de authenticiteit en de autoriteit van belang. Is het
document wat het beweert te zijn: is het werkelijk afkomstig van degene wiens naam
als afzender is vermeld; is het duidelijk aan wie het gericht is en heeft het document
de kracht te bewerkstelligen waarvoor het is gemaakt? Daarom zijn de meeste docu
menten dan ook ondertekend door daartoe bevoegde personen. Hoe belangrijker het
document voor een bepaalde activiteit, hoe hoger de eisen die aan de authenticiteit
worden gesteld. Voor documenten met een tevoren bekende, noodzakelijke juridische
bewijskracht, worden daarom speciale functionarissen ingeschakeld, zoals notaris
sen. Zij zijn daartoe bij wet met de autoriteit bekleed.
Authenticiteit is niet hetzelfde als waar, de inhoud van een authentiek document kan
onjuist zijn. Daar staat tegenover dat een niet-authentiek document, of zelfs een ver
valsing, een correcte weergave van de feiten kan zijn waarover het spreekt.
Kwaliteitzorg
In complexe organisaties zijn verschillende personen betrokken bij het maken van
documenten. Nemen we een gemeentelijke overheidsorganisatie als voorbeeld, dan
zien we in de eerste plaats de ambtenaar die een zaak moet afhandelen, zoals de
afgifte van een bouwvergunning. De behandelend ambtenaar beoordeelt de aanvraag
op juistheid van de vorm, volledigheid van de inhoud en de redelijkheid van de aan
vraag, wint advies in bij brandweer en commissie van welstand, bestudeert de
bestaande regelgeving, bekijkt wat in vergelijkbare gevallen eerder besloten is, zorgt
voor ter inzage legging en publicatie, en stelt uiteindelijk een concept-besluit op.
Een adviesaanvraag zal in de regel gebeuren door middel van een intern memo, met
meezending van (een kopie van) de aanvraag. Voor de toetsing aan de regelgeving zal
de ambtenaar een exemplaar van de betreffende verordening gebruiken, waarvan hij
of zij weet dat deze betrouwbaar is. Het concept-besluit legt de ambtenaar eerst voor
aan de verantwoordelijke chef, die deze na controle zal paraferen. Eventueel gaat het
concept-besluit nog langs andere afdelingen voor een medeparaaf. De secretarie zet
vervolgens het concept-besluit over in de vorm van een besluit van B&W, dat vervol
gens in het college wordt vastgesteld. Van dat besluit wordt tenslotte de vergunning
gemaakt en aan de aanvrager gezonden.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding