Interne documenten zijn vaak minder formeel. Een losse notitie voor eigen memorie
gemaakt heeft geen geadresseerde en afzender. Een medewerker kan al aan het hand
schrift zien dat een briefje van zijn chef afkomstig is. Een memo aan de leiding van
een bedrijf heeft daarentegen weer een zeer strakke vorm met volledige vermelding
van wie het afkomstig is, aan wie het is gericht, aan wie het eventueel nog ter infor
matie wordt gezonden, de datum en het onderwerp. E-mail heeft een sterk informeel
karakter, maar kan wel degelijk een functie hebben in een werkproces en rechts
kracht hebben. Dat kan ook het geval zijn met blogs, tweets en informatie die via
social media wordt uitgewisseld.
Kwaliteit
De vorm van documenten is een type kwaliteitseis. De noodzakelijke kwaliteit van
documenten hangt af van de eisen die de werkprocessen die ze gebruiken er aan
stellen. Toch kunnen we wel enkele algemene kwaliteitseisen formuleren.
De NEN-ISO norm voor informatie- en archiefmanagement noemt er vier:
authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid.
Authenticiteit: het document moet zijn wat het beweert te zijn;
Betrouwbaarheid: de inhoud van het document moet in overeenstemming zijn
met de feiten, de lezer moet er van op aan kunnen dat wat er staat juist is;
Integriteit: het document moet volledig en onveranderd zijn, het moet dus alle
noodzakelijke vormelementen bevatten en er mag niet mee geknoeid zijn;
Bruikbaarheid: het document moet kunnen worden teruggevonden, gepresen
teerd en begrepen; het document moet technisch leesbaar zijn - alle gebruikte
symbolen (letters, cijfers, figuren, geluidsignalen etc.) moeten door de ont
vanger waargenomen kunnen worden; tenslotte moet het document geschikt
zijn om aan de geadresseerde te worden verzonden, danwel reeds zijn verzon
den. Voor zover ze binnen de organisatie blijven, moeten ze geschikt zijn om
ook door anderen dan degene die ze heeft gemaakt te worden begrepen.
Authenticiteit
Voor archiefdocumenten is een belangrijke eis de authenticiteit, omdat de geloof
waardigheid van het document er van afhangt. Van elk document zal duidelijk
moeten zijn wie het heeft gemaakt, of beter gezegd, wie de formele auteur is, en aan
wie het is gericht. Dat kan door de namen van afzender en geadresseerde(n) te ver
melden. De afzender zal in de regel het document ter bekrachtiging nog onderteke
nen en van een datum voorzien. Formele documenten bevatten ook nog een
onderwerpsaanduiding en dikwijls een verwijzing naar een voorgaand document.
archiveren