Functies De functies zijn niet voor alle archiefdocumenten gelijk en ze kunnen bovendien veranderen gedurende hun bestaan. Een kwitantie, bijvoorbeeld, dient eerst als beta lingsbewijs, vervolgens als boekingsstuk voor de administrateur en tenslotte als bewijsstuk bij een controle door een accountant of de belasting. Een orderbriefje waarmee een bedrijf opdracht geeft aan een ander bedrijf iets te leveren, dient eerst om de levering gereed te maken, dan om de levering te controleren, vervolgens om de rekening op te maken en uiteindelijk om een eventueel geschil over de levering op te lossen. Het later gebruik maakt archivering noodzakelijk; archivering anticipeert op mogelijk toekomstig gebruik. 1.4 Kwaliteit van archiefdocumenten Vorm Om hun functie te kunnen vervullen moeten archiefdocumenten aan bepaalde eisen met betrekking tot de vorm voldoen. Een brief zal tenminste geadresseerd moeten zijn en de naam van de afzender bevatten; de aanhef moet aangepast zijn aan de status van de geadresseerde. Een zakenbrief heeft een andere structuur en een ander taal gebruik dan een brief aan een verre vriend. Vele documenten kennen een vaste struc tuur, zoals boekhoudstukken, bevolkingsregisters, belastingaangiften, dagvaardingen, bekeuringen, of paspoorten. Dikwijls bestaat een dergelijk document al uit een voor bedrukt formulier, waarin elk gegeven een vaste plaats heeft. Zo'n formulier fungeert dan als een model. Er zijn ook documenten waarbij de formuliervorm minder duide lijk zichtbaar is; dat is bijvoorbeeld het geval bij notariële akten: testamenten, trans portakten, boedelscheidingen en vergelijkbare documenten, die wel een zeer strakke structuur hebben, maar geen voorbedrukt formulier kennen. In tekstverwerkings programma's kunnen sjablonen de rol van formulieren overnemen. Vormfouten Fouten in zijn vorm kunnen een document van de noodzakelijke authoriteit beroven, zelfs al is zijn inhoud volkomen juist. Een fout in een dagvaarding, maakt deze ongeldig, een ongete kende belastingaangifte wordt teruggezonden, of - indien digitaal aangemaakt - kan zelfs niet eens verzonden worden. Ondermeer om vormfouten te voorkomen wordt dikwijls van voorbe drukte of web formulieren gebruik gemaakt. In voorkomende gevallen kunnen experts onder andere aan fouten in de vorm zien of docu menten echt of vals zijn. archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 20