Functies
De functies zijn niet voor alle archiefdocumenten gelijk en ze kunnen bovendien
veranderen gedurende hun bestaan. Een kwitantie, bijvoorbeeld, dient eerst als beta
lingsbewijs, vervolgens als boekingsstuk voor de administrateur en tenslotte als
bewijsstuk bij een controle door een accountant of de belasting. Een orderbriefje
waarmee een bedrijf opdracht geeft aan een ander bedrijf iets te leveren, dient eerst
om de levering gereed te maken, dan om de levering te controleren, vervolgens om de
rekening op te maken en uiteindelijk om een eventueel geschil over de levering op te
lossen. Het later gebruik maakt archivering noodzakelijk; archivering anticipeert op
mogelijk toekomstig gebruik.
1.4 Kwaliteit van archiefdocumenten
Vorm
Om hun functie te kunnen vervullen moeten archiefdocumenten aan bepaalde eisen
met betrekking tot de vorm voldoen. Een brief zal tenminste geadresseerd moeten zijn
en de naam van de afzender bevatten; de aanhef moet aangepast zijn aan de status
van de geadresseerde. Een zakenbrief heeft een andere structuur en een ander taal
gebruik dan een brief aan een verre vriend. Vele documenten kennen een vaste struc
tuur, zoals boekhoudstukken, bevolkingsregisters, belastingaangiften, dagvaardingen,
bekeuringen, of paspoorten. Dikwijls bestaat een dergelijk document al uit een voor
bedrukt formulier, waarin elk gegeven een vaste plaats heeft. Zo'n formulier fungeert
dan als een model. Er zijn ook documenten waarbij de formuliervorm minder duide
lijk zichtbaar is; dat is bijvoorbeeld het geval bij notariële akten: testamenten, trans
portakten, boedelscheidingen en vergelijkbare documenten, die wel een zeer strakke
structuur hebben, maar geen voorbedrukt formulier kennen. In tekstverwerkings
programma's kunnen sjablonen de rol van formulieren overnemen.
Vormfouten
Fouten in zijn vorm kunnen een document van de noodzakelijke authoriteit beroven, zelfs al
is zijn inhoud volkomen juist. Een fout in een dagvaarding, maakt deze ongeldig, een ongete
kende belastingaangifte wordt teruggezonden, of - indien digitaal aangemaakt - kan zelfs niet
eens verzonden worden. Ondermeer om vormfouten te voorkomen wordt dikwijls van voorbe
drukte of web formulieren gebruik gemaakt.
In voorkomende gevallen kunnen experts onder andere aan fouten in de vorm zien of docu
menten echt of vals zijn.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding