NEN-ISO 15489
De eerder genoemde norm voor informatie- en archiefmanagement (zie blz. 13) stelt
aan organisaties die aan de standaard willen voldoen de verplichting om hun activi
teiten adequaat met documenten te ondersteunen. Dat betekent niet dat alles vast
gelegd moet worden, maar wel die handelingen en activiteiten waarover verantwoor
ding afgelegd moet worden. De standaard zegt niet om welke processen het gaat, dat
zal elke organisatie voor zichzelf moeten uitmaken. De norm ziet als onderdeel van
informatie- en archiefmanagement dus ook de creatie van documenten; daarin gaat
zij verder dan wat althans in Nederland gebruikelijk is.
Informatie
Niet alle vastgelegde informatie is een archiefdocument. Boeken, bijvoorbeeld, zijn
meestal geschreven en gepubliceerd om verkocht en gelezen te worden. Mensen
kopen of lenen die boeken naar willekeur, ter ontspanning of ter lering. Ze kunnen
bronnen van informatie zijn, maar vervullen zelden een actieve, elementaire rol in
een werkproces. Het onderscheid tussen archiefdocumenten en andere documenten
is niet of ze al of niet gedrukt zijn. De gedrukte circulaires die het ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap produceert en verspreidt onder scholen, zijn
voor de ontvangende scholen wel degelijk archiefdocumenten. Archiefdocumenten
kunnen alle mogelijke vormen hebben: handgeschreven teksten op papier of perka
ment, getekende plattegronden, foto's, drukwerk, fotokopieën van andere documen
ten, en niet te vergeten verschillende vormen van digitale documenten. Zelfs
voorwerpen kunnen archiefdocument zijn. Modellen en maquettes die ingenieurs en
architecten gebruiken voor het ontwerp van complexe constructies vervullen eenzelf
de functie in het proces als de ontwerptekeningen en bestekken.
Niet de vorm van het document bepaalt of het een archiefdocument is, maar de
functie: de rol die het document vervult bij de uitvoering van activiteiten en de even
tuele controle daarop; de relatie met het werkproces dus.
Evenmin dicteert de bewaartermijn of een document een archiefdocument is. Sommige
niet-archiefdocumenten blijven tot in lengte van dagen bewaard, de meeste archief
documenten is evenwel geen lang leven beschoren. Ook de plaats waar het document
bewaard wordt, is niet bepalend voor de status. Zo bevinden zich in het Rijksmuseum
scheepsmodellen die ooit gebruikt zijn als ontwerp voor Oost-Indiëvaarders en formeel
tot het archief van de Verenigde Oost-Indische Compagnie behoren dat in de depots
van het Nationaal Archief berust. Niettemin zijn het archiefdocumenten.
Het functionele verband tussen archiefdocumenten en activiteiten is de kern van
de archivistiek en is dan ook het centrale thema van dit boekje.
archiveren