documenten omdat ze in hun werkprocessen een rol vervullen, of kunnen vervullen,
of omdat ze mogelijk voor andere werkprocessen (zoals verantwoording) nodig
kunnen zijn. Anders gezegd: de documenten zijn gebonden aan de werkprocessen.
Een school kan als voorbeeld dienen om dit te verduidelijken. Het schoolbestuur wil
het meubilair vervangen. Om de kosten vergoed te krijgen, dient het een aanvraag in
bij de onderwijsinspectie. Om te kunnen beoordelen hoe oud het bestaande meubi
lair is, neemt de inspecteur vanzelfsprekend geen genoegen met het geheugen van de
directeur, maar wil de aanschafnota zien en het betalingsbewijs, of een ander bewijs
stuk uit de boekhouding. Wanneer de inspectie toestemming geeft, zal ze dat schrifte
lijk doen, mede om latere verantwoording mogelijk te maken. Na de verkregen
toestemming vraagt het schoolbestuur (schriftelijk) offertes aan en maakt in overleg
met de inspectie zijn keuze. De bestelling geschiedt ook weer schriftelijk. Wanneer de
leverancier de nota zendt, zal de administrateur van de school deze vergelijken met de
offerte en de rekening vervolgens gebruiken om de betaling te doen. Rekening plus
bankafschrift gebruikt hij vervolgens om de transacties in de boekhouding vast te
leggen. Beide documenten bewaart hij vervolgens om zich te zijner tijd te kunnen
verantwoorden aan het bestuur en eventueel een accountant, en de juistheid van de
uitgaven en de boekhouding te kunnen aantonen. De administrateur heeft inmiddels
ook al een verzoek tot vergoeding van de kosten aan het gemeentebestuur gezonden,
uiteraard vergezeld van kopieën van de toestemmingsbrief en de rekening. In verband
met toekomstige vervanging van het meubilair zal het schoolbestuur de toestem
mingsbrief en de rekening willen bewaren. Dit vereenvoudigde voorbeeld (de werke
lijkheid is veel complexer) laat al verschillende processen zien (zorg voor onderwijs,
aanvragen, bestellen, leveren, betalen, verantwoorden) waaraan documenten
gebonden kunnen zijn.
Procesgebonden informatie, die in een werkproces is ontstaan en vastgelegd en
bewaard wordt om vanuit datzelfde of andere werkprocessen te kunnen worden
bevraagd, is archief. De functie van documenten in een archief is dat ze een rol vervul
len in werkprocessen en dat ze naderhand kunnen dienen als bewijs van wat er in die
werkprocessen is gebeurd. Het zijn de bouwstenen en schakels van administratieve
processen. Om latere bevraging mogelijk te maken, moeten ze bewaard worden en
terugvindbaar zijn, dus worden ze gearchiveerd. De Nederlandse archivistische termi
nologie spreekt van archiefstukken of archiefbescheiden. Omwille van een betere aan
sluiting bij de informatiekunde hanteren we hier de term archiefdocumenten.
De Engelstalige literatuur gebruikt de term record, dat heel sterk de functie van archief
documenten weergeeft: vastlegging (recording) van voornemens, acties of feiten.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding