Samenleving In het dagelijks leven zijn we omgeven met documenten, zozeer dat het nauwelijks meer opvalt. Tal van feiten worden vastgelegd in enige vorm: ze worden gedocumen teerd. Dat begint al bij de geboorte, wanneer een ambtenaar van de burgerlijke stand de mondelinge aangifte aan het loket omzet in een geboorteakte. Die geboorteakte is een eerste formeel blijk van het bestaan van een nieuwe burger en zal hem gedurende zijn hele verdere leven vergezellen. Dit is een voorbeeld van een document dat speci aal is gemaakt om als bewijs te dienen van een feit dat heeft plaatsgevonden - in dit geval een geboorte. Tal van andere documenten en registraties zullen nog volgen, voor de gezondheidszorg, het onderwijs, verkiezingen, belastingen, verzekeringen, eigendom van onroerend goed, hypotheken, banksaldo, schulden, huursubsidie, verhuizingen, werk, reizen, verkeersovertredingen, tot en met het overlijden, en zelfs nog daarna. Deze voorbeelden van documenten hebben met elkaar gemeen dat ze ontstaan in activiteiten van een organisatie of van individuele personen. Ze zijn het resultaat van werkprocessen waarmee ze onlosmakelijk zijn verbonden en ze worden bewaard omdat dezelfde of andere werkprocessen ze nodig kunnen hebben. Zo worden de persoonsgegevens in de gemeentelijke bevolkingsadministratie niet alleen gebruikt om vast te stellen wie waar woont, verhuizingen bij te houden of het aantal inwoners van een stad of dorp te bepalen, maar ook voor de organisatie van verkiezingen of het afgeven van parkeervergunningen. Een ander voorbeeld: een uni versiteit legt de studieresultaten van de studenten vast om de voortgang van de studie te kunnen bewaken, regelmatig aan het ministerie te kunnen rapporteren en uitein delijk te kunnen beoordelen of de student zijn of haar graad heeft behaald. Banken registreren gegevens over persoonlijke en andere leningen om de rentebetalingen en aflossingen te kunnen bijhouden. Ze geven die gegevens zelfs door aan een centrale registratie, om nieuwe aanvragen voor een lening door dezelfde persoon bij een andere bank te kunnen beoordelen (en vanzelfsprekend om het eigen risico zoveel mogelijk te beperken). Deze laatste voorbeelden laten al zien dat niet alle vastgelegde informatie de vorm heeft van traditionele documenten, maar dikwijls is opgeslagen in databases en vergelijkbare, vooral digitale systemen. Overheden, banken, verzekeringsmaatschappijen en universi teiten leggen vrijwel alle informatie die ze regelmatig nodig hebben vast in digitale vorm. Zelfs de kleinste verenigingen hebben hun ledenadministratie geautomatiseerd. Archief Organisaties en individuen maken en ontvangen bij het uitvoeren van activiteiten vele soorten documenten, niet alleen over personen, maar ook over gebouwen, voor raden, gebeurtenissen, financiën, overeenkomsten, of toestanden. Ze bewaren die archiveren

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 17