Samenleving
In het dagelijks leven zijn we omgeven met documenten, zozeer dat het nauwelijks
meer opvalt. Tal van feiten worden vastgelegd in enige vorm: ze worden gedocumen
teerd. Dat begint al bij de geboorte, wanneer een ambtenaar van de burgerlijke stand
de mondelinge aangifte aan het loket omzet in een geboorteakte. Die geboorteakte is
een eerste formeel blijk van het bestaan van een nieuwe burger en zal hem gedurende
zijn hele verdere leven vergezellen. Dit is een voorbeeld van een document dat speci
aal is gemaakt om als bewijs te dienen van een feit dat heeft plaatsgevonden - in dit
geval een geboorte. Tal van andere documenten en registraties zullen nog volgen,
voor de gezondheidszorg, het onderwijs, verkiezingen, belastingen, verzekeringen,
eigendom van onroerend goed, hypotheken, banksaldo, schulden, huursubsidie,
verhuizingen, werk, reizen, verkeersovertredingen, tot en met het overlijden, en zelfs
nog daarna. Deze voorbeelden van documenten hebben met elkaar gemeen dat ze
ontstaan in activiteiten van een organisatie of van individuele personen. Ze zijn het
resultaat van werkprocessen waarmee ze onlosmakelijk zijn verbonden en ze worden
bewaard omdat dezelfde of andere werkprocessen ze nodig kunnen hebben.
Zo worden de persoonsgegevens in de gemeentelijke bevolkingsadministratie niet
alleen gebruikt om vast te stellen wie waar woont, verhuizingen bij te houden of het
aantal inwoners van een stad of dorp te bepalen, maar ook voor de organisatie van
verkiezingen of het afgeven van parkeervergunningen. Een ander voorbeeld: een uni
versiteit legt de studieresultaten van de studenten vast om de voortgang van de studie
te kunnen bewaken, regelmatig aan het ministerie te kunnen rapporteren en uitein
delijk te kunnen beoordelen of de student zijn of haar graad heeft behaald. Banken
registreren gegevens over persoonlijke en andere leningen om de rentebetalingen en
aflossingen te kunnen bijhouden. Ze geven die gegevens zelfs door aan een centrale
registratie, om nieuwe aanvragen voor een lening door dezelfde persoon bij een
andere bank te kunnen beoordelen (en vanzelfsprekend om het eigen risico zoveel
mogelijk te beperken).
Deze laatste voorbeelden laten al zien dat niet alle vastgelegde informatie de vorm heeft
van traditionele documenten, maar dikwijls is opgeslagen in databases en vergelijkbare,
vooral digitale systemen. Overheden, banken, verzekeringsmaatschappijen en universi
teiten leggen vrijwel alle informatie die ze regelmatig nodig hebben vast in digitale
vorm. Zelfs de kleinste verenigingen hebben hun ledenadministratie geautomatiseerd.
Archief
Organisaties en individuen maken en ontvangen bij het uitvoeren van activiteiten
vele soorten documenten, niet alleen over personen, maar ook over gebouwen, voor
raden, gebeurtenissen, financiën, overeenkomsten, of toestanden. Ze bewaren die
archiveren