Ter onderscheiding van de eerste categorie documenten, worden zulke voorwerpen
corporele documenten genoemd. Hoewel ook in archieven corporele documenten
kunnen voorkomen, beantwoorden in de regel archiefdocumenten aan het algemene
beeld dat we bij het woord document hebben: een op papier of vergelijkbare drager
vastgelegde tekst of afbeelding. Digitalisering levert nieuwe vormen van documenten
op, of beter: nieuwe vormen waarin informatie wordt vastgelegd. In meer neutrale
termen wordt daarom tegenwoordig ook wel gesproken van informatie-objecten.
In tenminste één opzicht verschillen documenten in een archief wezenlijk van pot
scherven, standbeelden en dergelijke: ze hebben de bewuste en uitdrukkelijke bedoeling
een boodschap vast te leggen en over te dragen. De boodschap is verder in een zodanige
vorm (structuur) vastgelegd dat het beoogde doel het best bereikt wordt. In deze bete
kenis gebruiken we de term in dit boekje. Wat een document tot archiefdocument
maakt, is niet zozeer de bewuste archivering - de opname in het archief, maar de
binding met werkprocessen; archiefdocumenten onderscheiden zich van andere
documenten (ook van andere documenten die eveneens als doel hebben informatie
over te dragen) door hun specifieke functie. Een van de volgende paragrafen gaat
daar wat dieper op in.
Orale samenleving
Documenten zijn niet altijd zo dominant geweest als nu. Tot in de middeleeuwen was onze
maatschappij in hoge mate oraal, zonder documenten. Rechtshandelingen vonden plaats ten
overstaan van getuigen, die bij eventuele latere geschillen opgeroepen werden. De handeling
zelf werd ceremonieel vormgegeven, bijvoorbeeld door het overhandigen van een halm bij de
verkoop van een stuk land. In hetr huidige Nederland gaan vanaf de twaalfde eeuw geestelijke
en wereldlijke machtshebbers steeds meer gebruik maken van documenten, vooral om
rechten en verplichtingen vast te leggen. De opkomende steden volgen. De volgende eeuwen
laten een gestaag toenemend gebruik van documenten zien en ambtenaren doen hun intrede
in de administraties die de besturen terzijde staan. Dat proces zet zich voort in de negentiende
en de twintigste eeuw; de technologie maakt inmiddels een massale vastlegging van
informatie mogelijk. Een complexe samenleving als de huidige is zonder documenten
ondenkbaar geworden.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding