Bewijswaarde
Sommige documenten worden vooral bewaard vanwege hun bewijswaarde:
garantiebewijzen, koopaktes, schuldbekentenissen en aflossingsbewijzen,
kwitanties, aanstellingsbrieven, gemeenteraadsbesluiten, de originele en
ondertekende exemplaren van wetteksten, of de correspondentie over kritieke
zaken. Veel documenten van dit type zijn speciaal gemaakt om als bewijsstuk
te dienen en in de creatie ligt de bewaring al besloten. Neem bijvoorbeeld
documenten (akten) die een notaris opmaakt. In vrijwel alle gevallen moet het
originele document bij de notaris in bewaring blijven en krijgen betrokkenen niet
meer dan een kopie als geheugensteun mee naar huis.
Verantwoording
Documenten kunnen aantonen dat een activiteit is uitgevoerd en dat de opdracht
gever het resultaat heeft geaccepteerd. Daarom zal een aannemer de ondertekende
verklaring van oplevering van het bouwwerk in zijn archief opnemen.
Archiefdocumenten maken ook externe controle achteraf mogelijk, dat is één van de
redenen waarom de wetgever de overheid nadrukkelijk de verplichting oplegt zijn
archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren, en waarom de wet
gever ook aan particuliere ondernemingen en private personen eisen ten aanzien van
de administratie oplegt.
Controle- en verantwoordingsprocessen vinden ook binnen organisaties plaats.
Werknemers rapporteren aan hun chefs, chefs aan hun superieuren enz. Zulke
rapportages kunnen vele vormen aannemen, maar heel vaak zal het een of ander
document opleveren, dat vanwege de controlemogelijkheid tenminste enige tijd
bewaard blijft.
1.3 Archiefdocumenten
Begrip
Het woord document betekent 'al hetgeen tot lering kan strekken, dat iets aantoont,
iets laat zien.' In die zin gebruikt ook de informatiewetenschap het woord: elk object
waaraan informatie ontleend kan worden. Die begripsbepaling is dus heel ruim, veel
ruimer dan de dagelijkse betekenis van gegevens op papier, hetzij in de vorm van tekst,
hetzij als afbeelding. De definitie laat ook andere documentvormen toe, immers,
vrijwel elk voorwerp kan informatie opleveren: een standbeeld laat zien hoe de afge
beelde persoon eruit zag en is dus volgens de definitie een document. Een potscherf
kan informatie verschaffen over het culturele niveau van lang verdwenen volken.
archiveren