1.2 Functies van archiveren
Emoties
Een reden om documenten te bewaren zijn emotionele overwegingen. Dat geldt
vooral voor persoonlijke documenten, zoals schoolrapporten, liefdesbrieven, of de
aanschafnota van een fiets die al drie jaar geleden gestolen is, maar evengoed voor
documenten die op het werk zijn gemaakt, zoals een ontwerptekening waaraan
een architect maanden heeft gewerkt, zelfs als hij de opdracht niet kreeg en het
onwaarschijnlijk is dat hij het ontwerp ooit nog zal gebruiken. Of het eerste
kasboek, nog eigenhandig bijgehouden door de oprichter van de firma. Ook foto's
hebben vaak een sterke gevoelswaarde, als een visuele herinnering aan vroegere
gebeurtenissen, verdwenen huizen of een voorbije jeugd.
Geheugen
Een meer rationeel motief voor bewaren is dat de documenten het tekortschietend
menselijk geheugen helpen: wanneer is de wasmachine gekocht, hoeveel jaar is een
werknemer in dienst, wanneer moet de auto naar de periodieke keuring, wat is er des
tijds in een vergadering besloten, of hoe is een ingewikkeld project precies verlopen.
Geheugen betekent in dit verband niet alleen dat van het individu, maar ook het
gemeenschappelijke geheugen van een organisatie of van de maatschappij. De term
geheugen wordt zo een metafoor. [Omgekeerd gebruikt een filosoof als de Fransman
Jacques Derrida in zijn boek Mal d'archive: une impression freudienne (Parijs, 1995)
het woord archief om het geheel van herinneringen aan te duiden.]
Kennisbron
Zo kunnen gearchiveerde documenten in bepaalde gevallen een belangrijke kennis
bron vormen. Daarom bewaart een energiebedrijf zorgvuldig de tekeningen van het
leidingennet, hoe zouden de technici anders een lek kunnen opsporen? Daarom
bewaren besturen de notulen van vergaderingen, zodat ze zoveel mogelijk eenheid in
het beleid kunnen verzekeren. Daarom bewaren oliemaatschappijen de meetgegevens
die ze voortdurend verzamelen. En daarom bewaart het KNMI weergegevens over de
afgelopen eeuwen. Om vergelijkbare redenen houden gemeentesecretarieën zorgvul
dig exemplaren van de geldige gemeenteverordeningen bij de hand. Vaak, te vaak,
wordt vergeten dat het archief een kennisbron kan zijn. Na vijf jaar denkt niemand er
meer aan een projectdossier na te slaan op ervaringen van destijds. Toegankelijkheid,
te beginnen met weten wat het archief aan potentiële kennis bevat, is een belangrijke
randvoorwaarde voor effectiviteit. Ook dit komt verderop nog ter sprake.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding