Nederlandse personal organizer. Als je alleen die documenten waarmee je echt bezig
bent voor je hebt en de rest ordelijk in mappen zit, werk je veel efficiënter.
Dit idee is helemaal niet nieuw, het zat vroeger ingebakken in de administratieve
discipline. Zeker tot ver in de jaren vijftig van de twintigste eeuw kregen beginnende
kantoorklerken een reprimande van hun chef als ze 's avonds om vijf uur hun bureau
niet netjes leeg gemaakt hadden.
Eén van de grote verschillen tussen die tijd en nu is de enorme toevloed aan docu
menten en andere vormen van informatie die mensen te verwerken krijgen, zowel op
het werk als privé. De informatiemaatschappij laat mensen verdrinken in de stort
vloed van documenten die ze creëren. Het maakt daarbij niet uit of die informatie op
papier is of in digitale vorm. Het gaat er niet zozeer om of bureaus overvol zijn of dat
lades uitpuilen, maar of relevante informatie nog terug te vinden is. De desktop van
een PC raakt even onoverzichtelijk als het bureau waarop die computer staat. Juist in
deze tijd, waarin informatie zo'n grote rol speelt, is goed archiveren een voorwaarde
voor slagvaardig opereren.
Waarde
Als archiveren niet méér zou zijn dan het leeghouden van het bureau, dan zou de
toegevoegde waarde gering zijn. Met opbergen alleen ben je er niet. Je moet wat je
opbergt ook weer terug kunnen vinden wanneer je het nodig hebt en dan liefst zo
snel mogelijk. Paradoxaal genoeg is één van de redenen waarom sommige mensen
dingen juist niet opbergen, dat ze bang zijn ze niet meer terug te vinden, of dat het te
lang duurt voordat ze wat ze willen weer terug hebben.
Archiveren is in de eerste plaats orde scheppen, je zou kunnen zeggen informatie
onder controle hebben. Archiveren is het zodanig beheren van documenten dat wie
ze nodig heeft, ze snel kan vinden, zonder dat ze onnodig in de weg liggen. Archiveren
betekent evengoed documenten weggooien die zonder waarde zijn. Wat je niet meer
nodig zult hebben, kan maar beter helemaal verdwijnen. Elke euro die is uitgegeven
aan het onnodig bewaren van documenten had beter besteed kunnen worden. Maar
juist omdat ze van de waardeloosheid zelden zeker zijn, bewaren mensen tal van in
wezen onnutte documenten: "je weet maar nooit En tussen al die documenten
zonder waarde kunnen ze dan weer niet vinden wat ze nodig hebben. En zo sluit de
cirkel.
Archiveren is een heel bewuste handeling, waarbij zelfs eventuele risico's van onte
recht vernietigen van documenten ingebouwd kunnen zijn. (Zie daarvoor kader).
Archiveren is gericht op het verwachte gebruik van documenten, niet op het opber
gen, volgens welk vernuftig systeem dan ook.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding