Nederlandse personal organizer. Als je alleen die documenten waarmee je echt bezig bent voor je hebt en de rest ordelijk in mappen zit, werk je veel efficiënter. Dit idee is helemaal niet nieuw, het zat vroeger ingebakken in de administratieve discipline. Zeker tot ver in de jaren vijftig van de twintigste eeuw kregen beginnende kantoorklerken een reprimande van hun chef als ze 's avonds om vijf uur hun bureau niet netjes leeg gemaakt hadden. Eén van de grote verschillen tussen die tijd en nu is de enorme toevloed aan docu menten en andere vormen van informatie die mensen te verwerken krijgen, zowel op het werk als privé. De informatiemaatschappij laat mensen verdrinken in de stort vloed van documenten die ze creëren. Het maakt daarbij niet uit of die informatie op papier is of in digitale vorm. Het gaat er niet zozeer om of bureaus overvol zijn of dat lades uitpuilen, maar of relevante informatie nog terug te vinden is. De desktop van een PC raakt even onoverzichtelijk als het bureau waarop die computer staat. Juist in deze tijd, waarin informatie zo'n grote rol speelt, is goed archiveren een voorwaarde voor slagvaardig opereren. Waarde Als archiveren niet méér zou zijn dan het leeghouden van het bureau, dan zou de toegevoegde waarde gering zijn. Met opbergen alleen ben je er niet. Je moet wat je opbergt ook weer terug kunnen vinden wanneer je het nodig hebt en dan liefst zo snel mogelijk. Paradoxaal genoeg is één van de redenen waarom sommige mensen dingen juist niet opbergen, dat ze bang zijn ze niet meer terug te vinden, of dat het te lang duurt voordat ze wat ze willen weer terug hebben. Archiveren is in de eerste plaats orde scheppen, je zou kunnen zeggen informatie onder controle hebben. Archiveren is het zodanig beheren van documenten dat wie ze nodig heeft, ze snel kan vinden, zonder dat ze onnodig in de weg liggen. Archiveren betekent evengoed documenten weggooien die zonder waarde zijn. Wat je niet meer nodig zult hebben, kan maar beter helemaal verdwijnen. Elke euro die is uitgegeven aan het onnodig bewaren van documenten had beter besteed kunnen worden. Maar juist omdat ze van de waardeloosheid zelden zeker zijn, bewaren mensen tal van in wezen onnutte documenten: "je weet maar nooit En tussen al die documenten zonder waarde kunnen ze dan weer niet vinden wat ze nodig hebben. En zo sluit de cirkel. Archiveren is een heel bewuste handeling, waarbij zelfs eventuele risico's van onte recht vernietigen van documenten ingebouwd kunnen zijn. (Zie daarvoor kader). Archiveren is gericht op het verwachte gebruik van documenten, niet op het opber gen, volgens welk vernuftig systeem dan ook. archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 12