Archiveren
1.1 Archief en archiveren
Archiveren
Archiveren staat gelijk aan begraven; dat is zo ongeveer het beeld dat veel mensen bij
het lezen van dit woord zullen hebben. Je archiveert een document als je het niet
meer nodig hebt, maar het vaak om onduidelijke redenen toch niet wilt weggooien.
Een archief is zo vooral een verzameling van paperassen die eigenlijk overbodig zijn.
Anderen zien hun archief toch wel als een soort geheugen, maar dan wel vooral als
een verzameling van interessante zaken, en zelfs niet eens altijd van documenten.
Archeologen hebben het zelfs over het bodemarchief, waarmee ze alle mogelijke his
torische voorwerpen bedoelen die onder de grond zitten - overigens is het beeld als
metafoor niet eens zo gek, zoals we later, aan het eind van dit eerste hoofdstuk nog
zullen zien. Een archief is vooral saai, misschien interessant voor wie in geschiedenis
is geïnteresseerd, of leuk voor de familie, maar voor een resultaatgerichte organisatie
een blok aan het been, dat alleen maar geld kost. In werkelijkheid is dat niet zo.
Een goed archief is onmisbaar en levert wel degelijk toegevoegde waarde op voor zijn
eigenaar. En vooral digitale archieven hebben de potentie een krachtige herinnerings
machine te zijn, 7 dagen per week en 24 uur per dag beschikbaar. Ook als ze voor de
eigenaar waardeloos zijn geworden of als die eigenaar niet meer bestaat hebben veel
archieven, of tenminste delen daarvan, nog betekenis voor de samenleving.
Noodzaak
Het katern Leven &cetera van de NRC had op 24 april 2004 een paginagroot artikel
"Eerste Hulp Bij Opruimen". Er blijkt een markt te zijn voor adviseurs, personal orga
nizers, die mensen helpen hun bureau of zelfs huis op te ruimen. Een Amerikaanse
consultant verkocht hetzelfde tegen een stevig dagtarief onder de noemer time
management. Maar in feite is het niet anders dan archiveren. Volgens deze consultant
zijn mensen 25 procent of meer van hun tijd bezig naar documenten te zoeken die
ergens op hun bureau of in een kast slingeren. Hij berekende dan ook netjes hoe snel
je een dag van zijn consultancy had terugverdiend. Overigens ruimde hij niet zelf je
bureau op - nee, hij leerde je hoe je dat moest doen en hoe je documenten zodanig
moest opbergen dat je ze snel weer kon terugvinden. Dat doet trouwens ook de
9