In Nederland bedroeg de overbrengingstermijn van overheidsarchieven naar een archiefbewaarplaats tot de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 vijftig jaar. Met genoemde wet, die de oude wet van 1962 verving, is die termijn teruggebracht naar twintig jaar. Zeker de eerste overbrengingstermijn betekende een kloof tussen de administratie en archiefbewaarplaatsen zoals gemeentearchieven en rijksarchieven, tussen de ambtenaren belast met de registratuur en de archiefambtenaren bij de instellingen. Beide groepen hadden en hebben een heel ander soort opleiding, qua inhoud en qua niveau. Alleen de Archieflnspecteur bemoeide zich conform de wet en namens de Archivaris actief met de lopende administratie. Digitale aardbeving Midden jaren tachtig werd het archieflandschap getroffen door een digitale aardbeving, met tot op de dag van vandaag heftige naschokken. Aanvankelijk was er niet zoveel aan de hand: de typemachine maakte plaats voor de computer. Typistes gingen, een systeembeheerder kwam. Sommige archiefinstellingen zagen al vroeg de voordelen van digitalisering. Het Utrechts Archief was er vroeg bij met de digitalisering van notariële akten en het Haags Gemeentearchief besloot midden jaren tachtig om zijn foto's te digitaliseren. Op een tweetal PC's op de studiezaal zouden bezoekers 'straks' de foto's kunnen bekijken en bestellen en de originelen zouden voortaan in de kast kunnen blijven, goed bewaard voor de eeuwigheid. Omdat archiefinstellingen heel veel materiaal beheren (strekkende kilometers archief, honderdduizenden zo niet miljoenen afbeeldingen, boeken enzovoort) duren digitaliseringsprojecten doorgaans lang. In Den Haag was men midden jaren negentig 'klaar' met de foto's. Inmiddels was de digitale aardbeving gevolgd door een tsunami: internet kwam en verspreidde zich razendsnel. 'Everybody got connected.' Voor archiefinstellingen betekende het aanbieden van gedigitaliseerde informatie op internet een enorme winst aan publieksbereik. Tegenover elke 10.000 studiezaal bezoekers staan een paar honderdduizend website bezoekers. Er werden applicaties gebouwd voor het beschikbaar stellen van foto's, voor stamboomgegevens, voor kranten enzovoort. Gedigitaliseerde archievenoverzichten werden de norm. Achter de schermen werd alles zo goed en zo kwaad als dat ging aan elkaar geknoopt. De websites van de archiefinstellingen reflecteerden qua indeling vaak de opzet van de organisatie: archieven, bibliotheek, atlas prenten, tekeningen, foto's, bewegend beeld en geluid) waren en zijn nog vaak aparte menu-items. Geleidelijk kwamen er firma's die voor elk van de collectieonderdelen applicaties leverden: maatwerk met een gesloten content management systeem (CMS) en hoge licentiekosten. Langzamerhand groeide het inzicht dat het de bezoeker gaat om 'zoeken' of liever gezegd 'vinden', waarbij Google als voorbeeld dient. Dus bij voorkeur één zoekingang in plaats van aparte zoekmethoden voor archieven, bibliotheek en atlas. Verfijnd zoeken moet natuurlijk wel kunnen. Open source en open standaarden verdrongen en verdringen het gesloten CMS. Webbased services zijn de norm. Veranderingsvermogen Het Stadsarchief Amsterdam was één van de eersten die rond de eeuwwisseling afstand deed van de verschillende applicaties en overging tot (nagenoeg) één beherend systeem. Het ontvlechten van het applicatielandschap leidde bij hen tot meer veranderingsvermogen. Eén beherend systeem voor archieven en verzamelingen, dwingt tot het hanteren van één beschrijvingssystematiek, in plaats van de door de onderscheiden afdelingen gehanteerde verschillende regels. Als je dat hebt bereikt kun je heel anders gaan werken. Je kunt bijvoorbeeld teams van 'beschrijvers' formeren (over de oude afdelingsgrenzen heen) die gezamenlijk werken aan de ontsluiting van een collectie, bijvoorbeeld affiches. Het publiek krijgt op gegeven moment 'alle' affiches digitaal en bestelbaar gepresenteerd. Dat sorteert meer effect (PR) dan dat een bepaalde conservator per dag een paar affiches aan de database toevoegt. De organisatie kantelt en sturing op processen en projecten wordt de norm, waarbij het bedrijfsmatige niet ten koste mag gaan van de inhoud. Deze ontwikkeling is bij meerdere archiefinstellingen gaande/aanstaande en dat is echt een ommekeer. E-depot Terug naar de administratie. Terwijl het archiefwezen druk bezig was met het beschik baar stellen van gedigitaliseerde informatie op de websites, was de overheid druk aan het automatiseren. In het archiefwezen groeide de zorg over digitaal gevormde archieven. Een overbrengingstermijn van twintig jaar voor digitale informatie is niet reëel. Automatiseringsparken worden immers elke vier tot vijf jaar vernieuwd en de kans op verlies van digitale bestanden die van belang zijn voor de controleerbare overheid en/ of voor onze geschiedenis is groot. Deze bestanden zullen voor duurzame bewaring moeten worden overgebracht naar een E-depot (Elektronisch Depot) en uiteindelijk beschikbaar worden gesteld via een Digitale Balie in een Virtuele Studiezaal. Het Gemeentearchief Rotterdam begon in 2004 met de ontwikkeling van een E-depot. Bij aanvang van het project is het E-depot of digitaal depot gedefinieerd als 'het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Gemeentearchief Rotterdam in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen'. In 2010 is een deel van het E-depot (de opnameprocedure) in gebruik genomen. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 9