Inleiding
Het E-depot als motor van verandering
Wie is er niet op zoek naar de digitale steen der wijzen? Digitale informatie duurzaam
bewaren, dat is de uitdaging waar erfgoedinstellingen, bibliotheken en archieven in
bijzonder, voor staan. Steeds meer informatie, die het waard is voor het nageslacht
bewaard te blijven, is digitaal. Soms was het oorspronkelijke document nog analoog
- een brief, een rapport, een boek, tekening - en is later gedigitaliseerd, maar in
toenemend mate wordt informatie direct al digitaal gemaakt, langs elektronische
wegen verzonden, digitaal ontvangen en in digitale vorm bewaard. Digitale informatie
heeft grote voordelen boven papieren documenten: gemakkelijk en snel te verzenden,
goed doorzoekbaar, prima te veranderen en opslag neemt weinig fysieke ruimte in.
Digitale informatie heeft echter ook een nadeel: ze is kwetsbaar. De grootste bedrei
ging is de snelle veroudering van software en documentformaten. Een brief of een
gedrukt boek van tien, vijftig of honderd jaar geleden laat zich doorgaans nog goed
lezen, maar een digitaal document dat tien jaar oud is loopt een groot risico nu al
onleesbaar te zijn geworden - als het al niet door onoplettendheid is gewist of over
schreven. Archiefdiensten hebben als wettelijke taak relevante informatie te bewaren
- in de eerste plaats is dat overheidsinformatie, maar ook particuliere administraties
kunnen blijvend van belang zijn voor de maatschappij.
Al vanaf 2004 werkt het Gemeentearchief Rotterdam aan de ontwikkeling en realisatie
van een E-depot, sedert 2006 in samenwerking met het Nationaal Archief. Nu al is
duidelijk dat het Gemeentearchief Rotterdam nooit meer hetzelfde zal zijn. Het
project heeft een enorme impact op de inrichting en manier van werken van de
organisatie. Het gemeentearchief is zich ervan bewust dat digitaal bewaren en
beschikbaar stellen zal leiden tot een digitale maar ook intensievere interactie met
het publiek en een veel nauwere band met de archiefvormers dan voorheen het geval
was. Het gemeentebestuur overweegt zelfs een regiefunctie aan het Gemeentearchief
Rotterdam te geven wat betreft digitale archiefvorming. Dat alles vraagt om een
aanpassing van de interne organisatie, herbezinning op verantwoordelijkheden en
een andere manier van werken: een nieuwe informatiearchitectuur in relatie met
de werkprocessen, gebruik van moderne archiveringsmethoden, standaarden voor
beschrijvingen en zoekstrategieën.
9