Inleiding Het E-depot als motor van verandering Wie is er niet op zoek naar de digitale steen der wijzen? Digitale informatie duurzaam bewaren, dat is de uitdaging waar erfgoedinstellingen, bibliotheken en archieven in bijzonder, voor staan. Steeds meer informatie, die het waard is voor het nageslacht bewaard te blijven, is digitaal. Soms was het oorspronkelijke document nog analoog - een brief, een rapport, een boek, tekening - en is later gedigitaliseerd, maar in toenemend mate wordt informatie direct al digitaal gemaakt, langs elektronische wegen verzonden, digitaal ontvangen en in digitale vorm bewaard. Digitale informatie heeft grote voordelen boven papieren documenten: gemakkelijk en snel te verzenden, goed doorzoekbaar, prima te veranderen en opslag neemt weinig fysieke ruimte in. Digitale informatie heeft echter ook een nadeel: ze is kwetsbaar. De grootste bedrei ging is de snelle veroudering van software en documentformaten. Een brief of een gedrukt boek van tien, vijftig of honderd jaar geleden laat zich doorgaans nog goed lezen, maar een digitaal document dat tien jaar oud is loopt een groot risico nu al onleesbaar te zijn geworden - als het al niet door onoplettendheid is gewist of over schreven. Archiefdiensten hebben als wettelijke taak relevante informatie te bewaren - in de eerste plaats is dat overheidsinformatie, maar ook particuliere administraties kunnen blijvend van belang zijn voor de maatschappij. Al vanaf 2004 werkt het Gemeentearchief Rotterdam aan de ontwikkeling en realisatie van een E-depot, sedert 2006 in samenwerking met het Nationaal Archief. Nu al is duidelijk dat het Gemeentearchief Rotterdam nooit meer hetzelfde zal zijn. Het project heeft een enorme impact op de inrichting en manier van werken van de organisatie. Het gemeentearchief is zich ervan bewust dat digitaal bewaren en beschikbaar stellen zal leiden tot een digitale maar ook intensievere interactie met het publiek en een veel nauwere band met de archiefvormers dan voorheen het geval was. Het gemeentebestuur overweegt zelfs een regiefunctie aan het Gemeentearchief Rotterdam te geven wat betreft digitale archiefvorming. Dat alles vraagt om een aanpassing van de interne organisatie, herbezinning op verantwoordelijkheden en een andere manier van werken: een nieuwe informatiearchitectuur in relatie met de werkprocessen, gebruik van moderne archiveringsmethoden, standaarden voor beschrijvingen en zoekstrategieën. 9

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 6