De wijze waarop het E-depot in het grotere geheel past, kan worden beschreven in een
architectuurmodel.
Van zeker zo groot belang is de verhouding tot de archiefvormende administraties,
de leveranciers. Het rapport Gaten in het geheugen van de Utrechtse rekenkamer
commissie uit 2006 laat zien dat verlies aan archief niet zozeer door technisch verval
veroorzaakt wordt, maar veel meer door onachtzaamheid van de administratie.
Digitalisering is bedoeld om processen soepeler te laten verlopen, maar paradoxaal
genoeg stelt duurzame archivering juist hogere eisen aan de kwaliteit van de informatie.
Hiervoor poneerden we dat hoe beter het submission information package is, des te
minder inspanningen hoeft een archiefdienst zich te getroosten om volwaardige
archival information packages te maken. In hoeverre is een archiefdienst in staat de
eisen te formuleren? In welke mate kan zij de eisen 'afdwingen'? Het zijn nieuwe
terreinen waarop de pioniers nu de eerste stappen aan het zetten zijn en waarvan
straks andere diensten kunnen profiteren. De beschikbare E-depotsoftware is in staat
aangeleverde bestanden te controleren op de gemaakte afspraken en rapporteert in
geval van afwijkingen. Dat scheelt een heleboel werk, want 'handmatige' controle is,
indien al mogelijk, uitermate arbeidsintensief.
Een volgend aspect van beleid betreft de preservering. Filip Boudrez wijst in zijn bij
drage op het belang van de duurzame archivering van de information packages. 'Er kan
pas sprake zijn van een OAIS-compliant digitaal archiveringssysteem als het archief
naast de OAIS-verantwoordelijkheden ook het voorgeschreven informatiemodel in de
praktijk brengt. Hierbij gaat het niet alleen over de duurzaamheid van de digitale
documenten zelf, maar ook alle metadata van of over de digitale documenten. Het
belang van OAIS-compliancy kan amper worden overschat, aangezien het één van de
belangrijkste uitgangspunten in het auditen van digitale depots is (zie bijv. TRAC,
Nestor en het hier op gebaseerde ED3). Certifiëring op basis van audits wordt één
van de belangrijkste elementen in het onderbouwen van de 'geloofwaardigheid' van
digitale depots en hun inhoud.'
Digitaal preserveringsbeleid is dus meer dan het vaststellen van opslagformaten en
de blijvende koppeling van document en metadata. Het vergt een weldoordachte
inrichting van de preserveringsfunctie - en bij voorkeur in samenwerking met andere
diensten. Boudrez constateert dat bij de OAIS-functie preserveringplanning nog in de
kinderschoenen lijkt te staan. De uitkomsten van het Europese Planetsproject geven
wel richting. Preservering is niet louter een technische kwestie, maar heeft een grote
inhoudelijke component. Hier wordt de digitale archivaris immers geconfronteerd
met nieuwe vragen: wat is een origineel document in een digitale omgeving; hoe
authentiek is een document dat van Excel naar PDF-A is gemigreerd? Hoe draagt het
E-depot op een archivistisch, juridisch en economisch verantwoorde wijze zorg voor
behoud van integriteit als geen opslagformaat duurzaam is?
"Het origineel zal nooit worden verwijderd," lezen we in één van de artikelen.
Daarmee wordt bedoeld het behoud van het oorspronkelijke opslagformaat waarin
het document bij overbrenging is aangeboden. Het idee is drie versies te bewaren: de
oorspronkelijke (zeg het submission information package), een duurzaam formaat
(archival information package) en een raadpleegformaat (dissemenation information
package). Het laatste zal in veel gevallen pas op aanvraag worden samengesteld.
Dit is een voorbeeld van een keuze in het preserveringsbeleid, die langzamerhand wel
ter discussie is komen te staan, vooral vanwege de consequenties t.a.v. de benodigde
opslagcapaciteit. Wat is de meerwaarde van het origineel? De tijd zal het leren.
Welke problemen een oorspronkelijk opslagformaat en de bijbehorende, verouderd
geraakte software kan opleveren, laat het geval van de digitale 'Erasmus' zien. Een
mooi voorbeeld van digitale archeologie en restauratie - een mooi verhaal ook, maar
een tijdrovende activiteit die op den duur niet vol te houden zou zijn. Voorkomen is
nog steeds beter dan genezen.
124
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
125