Er zijn ook opvattingen die bijna het tegendeel beweren en die het beginsel van
fysieke overbrenging naar een archiefbewaarplaats (en dus een E-depot) ter discussie
stellen. Het archief blijft fysiek in de systemen van de organisatie, overbrenging is een
zuiver administratieve handeling. De verhouding tussen archiefdienst en administratie
verandert daardoor ingrijpend.
Interne organisatie
Met de bouw van een digitaal depot ben je er nog niet, ook niet na aanpassing van
bestaande systemen. Procedures moeten ontwikkeld worden, medewerkers opgeleid
en ingewijd. Ook lijken de vertrouwde grenzen tussen archief en niet archief te ver
vagen: aan bits en bytes kun je niet zien of het een schrift, beeld of geluid is. Fysieke
karakteristieken zijn nauwelijks meer van belang. Het metadatamodel dat het
gemeentearchief Rotterdam ontwikkelde geldt voor alle soorten materiaal; de
authority files verwijzen zowel naar archief als naar boeken en prenten.
Heel duidelijk treedt dit verschijnsel op bij websites. Zijn websites wel archiefstuk
ken? Of documentatie? Zijn websites wel erfgoed?. Website archivering is complex,
zoals trouwens de archivering van alle samengestelde informatieobjecten.
Veranderen is een uitdaging, schreven de auteurs in het tweede artikel. En er veran
dert heel wat met de introductie van een E-depot en de digitalisering van de dienst
verlening.
Nieuwe functies ontstaan, bestaande functies krijgen een andere invulling. Wat het
laatste betreft: inspectie bijvoorbeeld. Digitaal archief is niet tastbaar, je ziet het niet.
Bijgevolg zullen de ogen van de inspecteur digitaal moeten kunnen kijken. In de
dienstverlening verschuiven de activiteiten van de studiezaal naar de Digitale Balie,
een proces dat overigens al een aantal jaren geleden is ingezet met de digitalisering
van de bestaande analoge collecties. De preserveringsfunctie moet zich strategieën,
methoden en technieken voor het langdurige behoud van digitaal materiaal eigen
gaan maken. Het gemeentearchief Rotterdam creëerde een nieuwe functie: e-conser-
vator, gespecialiseerd in het oplossen van technische vraagstukken die zich bij het
behoud van digitale documenten voordoen. Sommige grotere archiefdiensten hebben
zelfs een afzonderlijke afdeling digitaal archiefbeheer, naast bestaande afdelingen die
zich uitsluitend of vooral met analoge dragers bezig houden. Maar dat hoeft niet.
Rotterdam koos bewust voor behoud van het bestaande, collectie en functiegeoriën-
teerde organisatiemodel. Elke afdeling is verantwoordelijk voor zowel digitaal als
analoog beheer. Het eerste model betekent een specialistische afdeling, het tweede
organisatiebrede kennisontwikkeling.
Afhankelijk van het ambitieniveau van het project en de reikwijdte van het
veranderingstraject komen er nieuwe, andere functies bij, of worden accenten in
bestaande functie verlegd. Wanneer, zoals het gemeentearchief Rotterdam, een
archiefdienst besluit authority files voor de hele organisatie te gaan aanleggen en
onderhouden, zal tenminste een medewerker daarvoor verantwoordelijk moeten zijn.
Digitaal Archiefbeleid
Dat de invoering van een E-depot om een visie en beleid vraagt, is duidelijk. Hiervoor
is al het ambitieniveau ter sprake gekomen. Het bepalen wat de dienst uiteindelijk wil
bereiken is het startpunt. De ene polstok is nu eenmaal langer dan de andere en er
zijn ook externe factoren die de mogelijkheden bepalen. Als middelen ontbreken om
een wenselijke situatie te bereiken, dan zullen de wensen naar beneden bijgesteld
moeten worden.
Het is nauwelijks meer een reële optie zelf E-depot software te laten ontwikkelen. Die
software is inmiddels in Nederland beschikbaar en wordt verder onderhouden. De
vraag is veel meer of de dienst zelf de hardware wil aanschaffen en het fysieke depot
exploiteren, of dat ze gebruik wil maken van diensten door derden. Dat kan een
andere archiefdienst zijn, een gemeentelijk rekencentrum, of een gezamenlijke
(landelijke) voorziening. Het inrichten en onderhouden van een E-depot is meer dan
het aanschaffen van een computer en installeren van de software. Een E-depot vergt
een voortdurende aandacht, waarvoor specialistische kennis noodzakelijk is. Omdat
dankzij de communicatietechnologie de plaats van het depot geen rol van betekenis
meer speelt, leent het zich uitstekend voor outsourcing.
Een volgende stap in het beleid is het bepalen hoe het E-depot op de bestaande
systemen moet aansluiten. Blijft het depot een afzonderlijk, min of meer geïsoleerd
systeem, of moet het op het niveau van metadata integreren met de systemen die
al in gebruik zijn - tegenwoordig doorgaans commerciële pakketten. Met andere
woorden, moet een gebruiker in afzonderlijke databases zoeken, of blijft het
transparant of hij of zij zoekt naar digitale of analoge documenten. Legt de dienst een
afzonderlijke beheersadministratie aan voor digitaal archief en voor analoog archief?
Er zijn verschillende oplossingen om de integratie aan te passen, waarvan de meest
ingrijpende is het archiefbeheersysteem zodanig in te richten dat het als een volwaar
dig metadata systeem voor alle mogelijke soorten documenten gaat fungeren. Het ligt
in de lijn der verwachtingen dat leveranciers van archiefapplicaties hun producten
aan de eisen van duurzame digitale archivering gaan aanpassen; de eerste aanzetten
worden daartoe al gegeven. Aansluiting op de website hoort ook bij dit deel van het
beleid.
122
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
123