Het tweede jaar kreeg als metafoor Island Hopping mee. Niet minder dan tien werk
groepen gingen aan de slag met de in het eerste jaar vastgestelde actiepunten. Het
belangrijkste resultaat van deze aanpak was dat het E-depot een zaak van (vrijwel)
de hele organisatie werd. Op basis van de ervaringen kon vervolgens een meerjaren
projectplan opgesteld worden, bestaande uit 'plateaus' Een plateau is een samen
hangend geheel aan projectdoelen die binnen de afgesproken tijd gehaald moet
worden. Ze vormen samen een meetbaar resultaat, dat vervolgens een startpunt is
voor het volgende plateau. Elk plateau is een werkend geheel van organisatie, mensen
en middelen, met gedefinieerde, haalbare doelstellingen die werkende weg in de
organisatie worden verankerd. Elk plateau kan in een jaar gerealiseerd worden en een
volgend niveau bouwt voort op het eerste. Veel activiteiten kunnen parallel uitge
voerd worden. Ten behoeve van de projectbeheersing worden de onderlinge afhanke
lijkheden in kaart gebracht door middel van een formele planning met Gantt charts,
waarin het kritieke pad is aangegeven.
Dit was de Rotterdamse aanpak. Andere projectontwerpen kunnen ook goed zijn,
mits doordacht en goed geleid. Afwijken van het project ontwerp is op zichzelf niet
erg, mits deze beredeneerd en bewust worden uitgevoerd.
Het is verstandig zo snel mogelijk gerealiseerde onderdelen 'over te dragen' aan de
staande organisatie. Zo past deze zich ook geleidelijk aan. De vernieuwing zal zeker
nog door blijven gaan, steeds weer worden onderdelen vervangen, verbeterd, ver
nieuwd of misschien zelfs weer afgedankt. De dagelijkse gang van zaken in de staande
organisatie wordt geleidelijk projectmatig. "Het GAR zal nooit meer hetzelfde zijn"
constateerden de auteurs; en dat geldt voor elke archiefdienst.
De veranderende organisatie
Kennisontwikkeling. Een ontdekkingstocht
Een archiefdienst is een kennisintensieve organisatie. Noodzakelijke kennis voor een
succesvolle dienst betreft zeker de inhoud van de depots, maar tegenwoordig nog
meer archivistische kennis. Niet alleen de archiefdienst zal nooit meer dezelfde zijn,
vooral de administraties veranderen. Het heeft er alle schijn van dat de vertrouwde
dossiervorming en de code VNG de langste tijd hebben gehad. Werkwijzen verande
ren, nieuwe vormen van communicatie bieden zich aan: E-mail, twitter, blogs,
informele vormen, maar vaak wel gebruikt in formele processen. The medium is the
message, stelde McLuhan; elk medium heeft zijn eigen karakter. Dat geeft een nieuwe
dimensie in het archief. Veel meer communicatie gebeurt 'digitaal-schriftelijk', dat is
potentieel een rijkere bron voor onderzoekers. Maar moet het allemaal gearchiveerd
worden? En zo ja hoe?
Nieuwe begrippen dringen de vaktaal binnen: zakenmagazijn, metadata, informatie
objecten, preservation planning, opslagformaten, web 2.0, semantisch web, keten
automatisering, en noem maar op. Het leren houdt niet op bij de initiële opleiding of
de laatste bijscholingscursus, maar wordt een integraal onderdeel van het dagelijkse
werk.
Archiefdiensten kunnen (en misschien ook wel moeten) zich positioneren als ken
niscentrum op het gebied van archivering, ook voor de administratie. Het gemeente
archief Rotterdam schuift in zijn dienstverlening duidelijk richting administratie op;
het Nationaal Archief doet hetzelfde.
Samenwerking
Het ontwikkelen en onderhouden van een E-depot is een hele opgave. Het aanvanke
lijke Rotterdamse optimisme (E-depot: doen) werd niet zozeer gelogenstraft, als wel
de organisatie werd na een jaar met beide benen op de grond gezet. Het project werd
ook groter: dat was de verdienste van het eerste, verkennende jaar. Samenwerking
met andere instellingen, die voor dezelfde uitdagingen staan, ligt eigenlijk voor de
hand. Software is een belangrijke kostenpost, maar die kun je wel delen. Hoe meer
deelnemers er zijn, hoe lager de kosten - mits natuurlijk wel de doelen gelijk zijn.
Deelname aan de ontwikkeling van de depotsoftware van het Nationaal Archief
vertraagde weliswaar de voortgang, maar leverde een aanzienlijke besparing op.
Samenwerking bij de ontwikkeling van een digitale balie lijkt wat minder goed van
de grond te komen, misschien omdat diensten bang zijn het eigen gezicht aan het
front office te verliezen - ten onrechte overigens. Voor samenwerking is van groot
belang dat het tempo voor alle partners gelijk ligt en daar kunnen nog wel eens
problemen opduiken.
Rol bij archiefvorming
Actieve bemoeienis bij de aanschaf van applicaties voor het maken en archiveren van
documenten, vooral wat betreft het vastleggen van (beschrijvende) metadata, kan
archiefdiensten veel reparatiewerk achteraf besparen. Hoe beter het submission infor
mation package, hoe minder werk om er een goed archival information package van te
maken. In elk geval kan digitaal archief niet rustig 20 of 30 jaar op de plank liggen
voordat het naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. De toekomstgerichte
archiefdienst zal meer regie over de archiefvorming moeten voeren en kan het zich
niet permitteren zich veilig terug te trekken in het erfgoedfort. Een regelmatige,
onafhankelijke audit moet de duurzame creatie van toekomstig digitaal erfgoed
waarborgen. Dit is ook een principiële kwestie: positioneert een archiefdienst zich
als actief betrokken bij archiefvorming, of wil ze het 'vlammend zwaard' der inspectie
hanteren.
120
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
121