Het tweede jaar kreeg als metafoor Island Hopping mee. Niet minder dan tien werk groepen gingen aan de slag met de in het eerste jaar vastgestelde actiepunten. Het belangrijkste resultaat van deze aanpak was dat het E-depot een zaak van (vrijwel) de hele organisatie werd. Op basis van de ervaringen kon vervolgens een meerjaren projectplan opgesteld worden, bestaande uit 'plateaus' Een plateau is een samen hangend geheel aan projectdoelen die binnen de afgesproken tijd gehaald moet worden. Ze vormen samen een meetbaar resultaat, dat vervolgens een startpunt is voor het volgende plateau. Elk plateau is een werkend geheel van organisatie, mensen en middelen, met gedefinieerde, haalbare doelstellingen die werkende weg in de organisatie worden verankerd. Elk plateau kan in een jaar gerealiseerd worden en een volgend niveau bouwt voort op het eerste. Veel activiteiten kunnen parallel uitge voerd worden. Ten behoeve van de projectbeheersing worden de onderlinge afhanke lijkheden in kaart gebracht door middel van een formele planning met Gantt charts, waarin het kritieke pad is aangegeven. Dit was de Rotterdamse aanpak. Andere projectontwerpen kunnen ook goed zijn, mits doordacht en goed geleid. Afwijken van het project ontwerp is op zichzelf niet erg, mits deze beredeneerd en bewust worden uitgevoerd. Het is verstandig zo snel mogelijk gerealiseerde onderdelen 'over te dragen' aan de staande organisatie. Zo past deze zich ook geleidelijk aan. De vernieuwing zal zeker nog door blijven gaan, steeds weer worden onderdelen vervangen, verbeterd, ver nieuwd of misschien zelfs weer afgedankt. De dagelijkse gang van zaken in de staande organisatie wordt geleidelijk projectmatig. "Het GAR zal nooit meer hetzelfde zijn" constateerden de auteurs; en dat geldt voor elke archiefdienst. De veranderende organisatie Kennisontwikkeling. Een ontdekkingstocht Een archiefdienst is een kennisintensieve organisatie. Noodzakelijke kennis voor een succesvolle dienst betreft zeker de inhoud van de depots, maar tegenwoordig nog meer archivistische kennis. Niet alleen de archiefdienst zal nooit meer dezelfde zijn, vooral de administraties veranderen. Het heeft er alle schijn van dat de vertrouwde dossiervorming en de code VNG de langste tijd hebben gehad. Werkwijzen verande ren, nieuwe vormen van communicatie bieden zich aan: E-mail, twitter, blogs, informele vormen, maar vaak wel gebruikt in formele processen. The medium is the message, stelde McLuhan; elk medium heeft zijn eigen karakter. Dat geeft een nieuwe dimensie in het archief. Veel meer communicatie gebeurt 'digitaal-schriftelijk', dat is potentieel een rijkere bron voor onderzoekers. Maar moet het allemaal gearchiveerd worden? En zo ja hoe? Nieuwe begrippen dringen de vaktaal binnen: zakenmagazijn, metadata, informatie objecten, preservation planning, opslagformaten, web 2.0, semantisch web, keten automatisering, en noem maar op. Het leren houdt niet op bij de initiële opleiding of de laatste bijscholingscursus, maar wordt een integraal onderdeel van het dagelijkse werk. Archiefdiensten kunnen (en misschien ook wel moeten) zich positioneren als ken niscentrum op het gebied van archivering, ook voor de administratie. Het gemeente archief Rotterdam schuift in zijn dienstverlening duidelijk richting administratie op; het Nationaal Archief doet hetzelfde. Samenwerking Het ontwikkelen en onderhouden van een E-depot is een hele opgave. Het aanvanke lijke Rotterdamse optimisme (E-depot: doen) werd niet zozeer gelogenstraft, als wel de organisatie werd na een jaar met beide benen op de grond gezet. Het project werd ook groter: dat was de verdienste van het eerste, verkennende jaar. Samenwerking met andere instellingen, die voor dezelfde uitdagingen staan, ligt eigenlijk voor de hand. Software is een belangrijke kostenpost, maar die kun je wel delen. Hoe meer deelnemers er zijn, hoe lager de kosten - mits natuurlijk wel de doelen gelijk zijn. Deelname aan de ontwikkeling van de depotsoftware van het Nationaal Archief vertraagde weliswaar de voortgang, maar leverde een aanzienlijke besparing op. Samenwerking bij de ontwikkeling van een digitale balie lijkt wat minder goed van de grond te komen, misschien omdat diensten bang zijn het eigen gezicht aan het front office te verliezen - ten onrechte overigens. Voor samenwerking is van groot belang dat het tempo voor alle partners gelijk ligt en daar kunnen nog wel eens problemen opduiken. Rol bij archiefvorming Actieve bemoeienis bij de aanschaf van applicaties voor het maken en archiveren van documenten, vooral wat betreft het vastleggen van (beschrijvende) metadata, kan archiefdiensten veel reparatiewerk achteraf besparen. Hoe beter het submission infor mation package, hoe minder werk om er een goed archival information package van te maken. In elk geval kan digitaal archief niet rustig 20 of 30 jaar op de plank liggen voordat het naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. De toekomstgerichte archiefdienst zal meer regie over de archiefvorming moeten voeren en kan het zich niet permitteren zich veilig terug te trekken in het erfgoedfort. Een regelmatige, onafhankelijke audit moet de duurzame creatie van toekomstig digitaal erfgoed waarborgen. Dit is ook een principiële kwestie: positioneert een archiefdienst zich als actief betrokken bij archiefvorming, of wil ze het 'vlammend zwaard' der inspectie hanteren. 120 archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie 121

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 62