De ontwikkeling van een E-depot
Voordat met de ontwikkeling (bouw) van een E-depot kan worden begonnen moet
een aantal zaken duidelijk zijn:
Wat is het depot; wat doet het; wat zijn de systeemgrenzen (architectuurmodel)
Welke functionele en technische eisen moeten aan het depot gesteld worden
(functioneel model)
Welke veranderingen in de directe omgeving van het depot zijn noodzakelijk
om het naar behoren te laten functioneren (omgevingsmodel).
Als uitgangspunt voor de systeemarchitectuur wordt algemeen het OAIS-model aan
genomen: Open Archives Information System reference model. Dit is te beschouwen als
een generiek model van een archiveringsysteem. Het is een referentiemodel, dat wil
zeggen niet een volledige blauwdruk voor een architectuur. Het is van belang voor een
gemeenschappelijke visie; het helpt deelsystemen te definiëren biedt de mogelijkheid
om verschillende oplossingen te vergelijken. Archivarissen zullen aanvankelijk
moeten wennen aan de terminologie, zoals ingest, data administration, of information
packages. Het model is ontwikkeld voor het ontwerpen van systemen van digitale
informatie voor de ruimtevaart, niet voor het duurzame beheer van administratieve
informatie. Een aantal functies, zoals preservering of toezicht op archiefvorming, is
op zijn zachtst gezegd onderbelicht gebleven. Op verschillende fronten wordt daar
voor aan aanvullende beschrijvingen gewerkt (Research Library Group, Planets, enz.).
Een eerste stap in het ontwerpproces is het uitwerken van het OAIS model. Voor het
E-depot belangrijke functies zijn ingest (opnemen), data management (op te vatten als
het beheer van de metadata over de opgenomen informatie), archival storage (opslag
van de archiefinformatie), access (beschikbaar stellen), preservation planning (niet de
preservering zelf) en administration (beheer van het E-depot). Van groot belang is dat
de documenten niet van de bijbehorende metadata gescheiden worden. OAIS gebruikt
voor de combinatie van documenten en metadata de term information packages. Ook
de archieftheorie benadrukt het belang van de combinatie document en metadata.
OAIS onderscheidt submission information packages (SIP), dat is de informatie zoals
die door de 'producent' (archiefvormer) wordt aangeleverd; archival information
packages (AIP), dat zijn de documenten met de metadata in het E-depot; en de
dissemenation information packages (DIP), de documenten met metadata die aan
gebruikers worden geleverd.
OAIS geeft uitvoerige beschrijvingen van de pakketten, maar schrijft niet voor hoe
deze moeten worden gerealiseerd.
Voor een E-depot is de hardware, dat wil zeggen de server en de opslagsystemen, niet
het meest ingewikkelde. De huidige ICT-industrie biedt daarvoor uitstekende oplos
singen, De noodzakelijke programmatuur voor het opnemen, controleren, bijeen
houden en beheren van de information packages is een stuk ingewikkelder. In het
ontwerpproces kan het OAIS model fungeren als blauwdruk voor het opdelen in
modules, waardoor het ontwikkelen beter beheerst kan worden en het beheer van
de software eenvoudiger wordt. Het E-depot staat niet op zichzelf, maar is te beschou
wen als een module in het grotere geheel van de informatiearchitectuur van de
archiefdienst met interfaces naar andere modules, zoals beschrijven of raadplegen
(digitale balie, digitale studiezaal). De module E-depot kan zelf ook weer verder
onderverdeeld worden in de functies opnemen, opslag en beschikbaar stellen. De
eerder genoemde parallellen met een depot voor fysieke documenten is duidelijk.
Het E-depot zelf doet weinig, maar is te zien als een service aan andere functies van
de archiefdienst.
Opdeling in modules maakt niet alleen het ontwikkelproces beter beheersbaar, maar
draagt ook bij aan de onderhoudbaarheid. Een enkele module laat zich gemakkelijker
vervangen of vernieuwen dan een volledig geautomatiseerd systeem. Een voorwaarde
is dat standaarden zijn vastgesteld, bij voorkeur ook open standaarden. Dat vergroot
de flexibiliteit en maakt het systeem minder afhankelijk van een enkele leverancier.
Interfaces
De software voor een E-depot, zoals we dat hier definiëren, realiseert de functionali
teit om digitale documenten en hun metadata (information packages) op te nemen,
op te slaan en indien nodig er weer uit te halen. De E-depot software staat niet op
zichzelf, maar heeft relaties met andere applicaties, o.a. voor het beschrijven (onder
houd van beschrijvende metadata, raadplegen, preservering enz.) In de regel beschikt
een archiefdienst al over een archiefbeheersysteem en andere applicaties voor
analoog materiaal. Voor Rotterdam was het een absolute eis dat het E-depot daarmee
zou moeten integreren; dat er bijvoorbeeld geen afzonderlijke aanwinstenadministratie
voor digitale documenten naast die voor analoog materiaal zou mogen bestaan; of
dat onderzoekers in verschillende systemen zouden moeten zoeken voor elk type
document. Dat betekent dat de interfaces tussen de E-depot software en de bestaande
applicaties nauwkeurig gedefinieerd moeten worden. In feite moet de hele functionele
architectuur in kaart worden gebracht en moeten standaards worden gedefinieerd.
De aanwinstadministratie is onderdeel van het opnameproces (ingest), één van de
kritische functies van het systeem. Het bepaalt immers wat tot het depot wordt toe
gelaten, controleert de kwaliteit en legt de minimaal noodzakelijke metadata vast.
114
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
115
