programma's deel uit maken, doen verwachten dat binnen afzienbare tijd een groot deel van de informatie niet alleen digitaal gemaakt, maar ook gedistribueerd en opge slagen zal worden. De ondertitel van het eerste hoofdstuk spreekt zelfs van een digitale revolutie - dat is wat anders dan een fluwelen. In archivistische termen: archieven worden digitaal. Archiefdiensten zijn gehouden ook deze informatie te beheren en beschikbaar te stellen, dus moet een archiefdienst beschikken over voorzieningen voor duurzame opslag, preservering en beschikbaarstelling van dat materiaal. In de kern verschillen de kwaliteitseisen voor digitaal archiefbeheer niet wezenlijk van die voor analoge informatie. Het doel is de duurzame beschikbaarheid van de informatie. In termen van ISO-NEN 15489:2001-1 norm voor informatie- en archiefbeheer: het behoud van integriteit van de informatie en de verzekering van de bruikbaarheid, dus van toegankelijkheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid. In algemene bewoordingen spreekt men van digitale duurzaamheid. Eén van de vragen in de digitale revolutie waarop archivarissen een antwoord moeten geven, is dan ook welke maatregelen en middelen nodig zijn om duurzame bewaring van digitale archiefinformatie te waar borgen. De kwaliteitseisen, zoals de ISO-NEN norm die definieert, zijn het uitgangs punt voor de zoektocht naar de antwoorden. Voor digitaal archief komt er wat meer bij kijken dan wat we gewend zijn en misschien leiden de uiteindelijke antwoorden ook wel tot herijking van de methoden van beheer van papieren archief. Definitie E-depot In de vorige paragraaf hebben we het woord E-depot met opzet vermeden en in alge menere bewoordingen gesproken van digitale duurzaamheid. Om die duurzaamheid te bereiken is een E-depot één van de instrumenten. Maar wat is dat, een E-depot? In zijn bijdrage aan deze bundel merkt Filip Boudrez, na vergelijking van vier projecten, op dat het ene depot het andere niet is. Dat is op zichzelf niet zo ernstig, maar het wordt lastiger wanneer ook definities verschillen. Als je iets wilt realiseren, is het op zijn minst belangrijk te weten wat je gaat maken. Wij kiezen hier opzettelijk voor een beperkte definitie van E-depot: 'een technische voorziening, bestaande uit apparatuur en programmatuur (hardware en software), voor de duurzame en betrouwbare bewaring van digitale informatie.' Deze definitie is beperkter en mede daardoor ook concreter dan die van ED3: 'het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.' ED3 sluit in deze definitie aan bij die van de Research Library Group en de National Archives and Records Administration (USA). Die oorspronkelijke Engelse definitie spreekt echter van digital repositories en dat is ruimer dan een depot: 'the entire system in which the digital information is managed In de meeste gevallen - zeker die van Nederlandse archiefdiensten - is het entire system de archiefdienst zelf en omvat ook het beheer van niet-digitale informatie. Vanzelfsprekend is de kwaliteit van dit systeem van doorslaggevend belang voor digitale duurzaamheid, zoals ook overduidelijk uit dit boekje blijkt. Als omschrijving van een digitaal depot vinden we de definitie echter enerzijds te groot, anderzijds ook weer te beperkt tot digitaal beheer. Vandaar dat wij kiezen voor een definitie analoog aan die voor een fysiek depot. Voor onze tekst over het E-depot in Wikipedia gebruikten we de term 'digitale informatie', zowel digitaal geboren als gedigitaliseerd..Een digitaal geboren archief, bijvoorbeeld van een dienst als Gemeentewerken, kan ook 3D representaties bevatten van bouwwerken en foto's en filmpjes. Wellicht is het beter te spreken van 'digitale informatieobjecten.' Onze definitie biedt in elk geval de mogelijkheid het fysieke E-depot functioneel te scheiden van de omgeving waarin het functioneert. De hier beschreven methode is daarop gebaseerd, maar sluit nadrukkelijk de noodzakelijke aanpassingen aan die omgeving in. Ook Boudrez maakt impliciet het onderscheid tussen E-depot en het hele systeem van archiefbeheer: 'Het digitaal depot zelf is door zijn afhankelijkheid ten aanzien van hard- en software niet bestemd om op (middel-)lange termijn operationeel te blijven. Zijn inhoud dient echter wel digitaal duurzaam te zijn.' Een digitaal depot zal inderdaad vaker vervangen moeten worden dan een fysiek depot. Voor het behoud van zijn inhoud is meer nodig. Een gemeentelijk archiefdepot behoeft goedkeuring van de provinciale archief inspecteur. Deze hanteert ED3 als toetsingskader. In de Amsterdamse zaak stelde de rechter de inspectie in het gelijk, maar de kwestie betrof de goedkeuring van vervan ging van voor permanente bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. 112 archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie 113

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 58