programma's deel uit maken, doen verwachten dat binnen afzienbare tijd een groot
deel van de informatie niet alleen digitaal gemaakt, maar ook gedistribueerd en opge
slagen zal worden. De ondertitel van het eerste hoofdstuk spreekt zelfs van een digitale
revolutie - dat is wat anders dan een fluwelen. In archivistische termen: archieven
worden digitaal. Archiefdiensten zijn gehouden ook deze informatie te beheren en
beschikbaar te stellen, dus moet een archiefdienst beschikken over voorzieningen
voor duurzame opslag, preservering en beschikbaarstelling van dat materiaal. In de
kern verschillen de kwaliteitseisen voor digitaal archiefbeheer niet wezenlijk van die
voor analoge informatie. Het doel is de duurzame beschikbaarheid van de informatie.
In termen van ISO-NEN 15489:2001-1 norm voor informatie- en archiefbeheer: het
behoud van integriteit van de informatie en de verzekering van de bruikbaarheid, dus
van toegankelijkheid, leesbaarheid en begrijpelijkheid. In algemene bewoordingen
spreekt men van digitale duurzaamheid. Eén van de vragen in de digitale revolutie
waarop archivarissen een antwoord moeten geven, is dan ook welke maatregelen en
middelen nodig zijn om duurzame bewaring van digitale archiefinformatie te waar
borgen. De kwaliteitseisen, zoals de ISO-NEN norm die definieert, zijn het uitgangs
punt voor de zoektocht naar de antwoorden. Voor digitaal archief komt er wat meer
bij kijken dan wat we gewend zijn en misschien leiden de uiteindelijke antwoorden
ook wel tot herijking van de methoden van beheer van papieren archief.
Definitie E-depot
In de vorige paragraaf hebben we het woord E-depot met opzet vermeden en in alge
menere bewoordingen gesproken van digitale duurzaamheid. Om die duurzaamheid
te bereiken is een E-depot één van de instrumenten. Maar wat is dat, een E-depot? In
zijn bijdrage aan deze bundel merkt Filip Boudrez, na vergelijking van vier projecten,
op dat het ene depot het andere niet is. Dat is op zichzelf niet zo ernstig, maar het
wordt lastiger wanneer ook definities verschillen. Als je iets wilt realiseren, is het op
zijn minst belangrijk te weten wat je gaat maken. Wij kiezen hier opzettelijk voor een
beperkte definitie van E-depot:
'een technische voorziening, bestaande uit apparatuur en programmatuur
(hardware en software), voor de duurzame en betrouwbare bewaring van
digitale informatie.'
Deze definitie is beperkter en mede daardoor ook concreter dan die van ED3:
'het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer,
personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het
duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk
maakt.'
ED3 sluit in deze definitie aan bij die van de Research Library Group en de National
Archives and Records Administration (USA). Die oorspronkelijke Engelse definitie
spreekt echter van digital repositories en dat is ruimer dan een depot: 'the entire
system in which the digital information is managed In de meeste gevallen - zeker
die van Nederlandse archiefdiensten - is het entire system de archiefdienst zelf en
omvat ook het beheer van niet-digitale informatie. Vanzelfsprekend is de kwaliteit
van dit systeem van doorslaggevend belang voor digitale duurzaamheid, zoals ook
overduidelijk uit dit boekje blijkt. Als omschrijving van een digitaal depot vinden we
de definitie echter enerzijds te groot, anderzijds ook weer te beperkt tot digitaal
beheer. Vandaar dat wij kiezen voor een definitie analoog aan die voor een fysiek
depot. Voor onze tekst over het E-depot in Wikipedia gebruikten we de term 'digitale
informatie', zowel digitaal geboren als gedigitaliseerd..Een digitaal geboren archief,
bijvoorbeeld van een dienst als Gemeentewerken, kan ook 3D representaties bevatten
van bouwwerken en foto's en filmpjes. Wellicht is het beter te spreken van 'digitale
informatieobjecten.'
Onze definitie biedt in elk geval de mogelijkheid het fysieke E-depot functioneel te
scheiden van de omgeving waarin het functioneert. De hier beschreven methode is
daarop gebaseerd, maar sluit nadrukkelijk de noodzakelijke aanpassingen aan die
omgeving in.
Ook Boudrez maakt impliciet het onderscheid tussen E-depot en het hele systeem van
archiefbeheer: 'Het digitaal depot zelf is door zijn afhankelijkheid ten aanzien
van hard- en software niet bestemd om op (middel-)lange termijn operationeel te
blijven. Zijn inhoud dient echter wel digitaal duurzaam te zijn.' Een digitaal depot zal
inderdaad vaker vervangen moeten worden dan een fysiek depot. Voor het behoud
van zijn inhoud is meer nodig.
Een gemeentelijk archiefdepot behoeft goedkeuring van de provinciale archief
inspecteur. Deze hanteert ED3 als toetsingskader. In de Amsterdamse zaak stelde de
rechter de inspectie in het gelijk, maar de kwestie betrof de goedkeuring van vervan
ging van voor permanente bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden.
112
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
113