Het E-depot bij het Stadsarchief
Amsterdam. Een update over de
huidige stand van zaken
Bewaren
In 2007 is het Stadsarchief Amsterdam (SAA) begonnen met het projectmatig
neerzetten van een bewaaromgeving voor digitale archiefbescheiden. Het SAA was al
langere tijd actief met het doen raadplegen van met name gescand materiaal en
indexen maar nu bleek het ook noodzakelijk om een robuuste digitale bewaaromgeving
te bouwen die voldoet aan de regelgeving en die het mogelijk maakt om bestanden
langdurig, gecontroleerd te bewaren. Het SAA had eerder al de beschikking over een
'digitaal depot' gebaseerd op een standaard windows filesysteem.
Er werd een aanbestedingstraject opgestart waarin partijen werden uitgenodigd een
aanbieding te doen en actief mee te denken. Winnaar van deze aanbesteding werd
DataMatters met een Hitachi HCAP oplossing. Deze oplossing is vooral gericht op
het gecontroleerd bewaren van (grote) hoeveelheden bestanden. De gekozen oplossing
is een product wat zo standaard mogelijk kan worden ingezet voor het bewaardeel van
ons E-depot. Onder E-depot verstaan wij de verzameling systemen die het tezamen
mogelijk maken om de stappen van het bekende OAIS model te kunnen uitvoeren.
Om te komen tot een zo hoog mogelijke betrouwbaarheid zijn alle componenten
binnen de bewaaromgeving minimaal dubbel uitgevoerd. Tevens is er een gecontroleerde
co-locatie in bedrijf die een veiligheidskopie van de opgeslagen objecten bewaart. Ook
de metadatasystemen zullen op die locatie een back-up systeem krijgen.
Metadata
Een grote rol in dit E-depot is weggelegd voor ons metadatabeheersysteem. Het SAA
gebruikt voor de inhoudelijk ontsluiting één systeem. Hierdoor wordt dit systeem de
centrale spil in het vastleggen van metadata. Vanuit dit systeem sturen we dan ook de
processen aan voor beheer binnen het depot. Het innemen van objecten in het depot
kan bijvoorbeeld alleen wanneer de metadata over deze objecten eerst wordt vastgelegd
binnen de metadatabeheeromgeving. Vanuit deze omgeving wordt een autorisatie
bestand aangemaakt waarmee de objecten kunnen worden ingelezen in de bewaar-
omgeving. Een soortgelijke procedure geldt voor andere acties in het bewaardepot
(exporteren, bewaartermijnen, toevoegen, metadata toevoegen aan een object,
migratie, aansturing en in bijzondere gevallen vernietiging).
Raadpleging
Vanuit het digitale depot kunnen bestanden worden geëxporteerd naar de raadpleeg-
omgevingen (Beeld- en Archiefbank). Hiervoor wordt zoveel mogelijk gebruik
gemaakt van open standaarden. Dit om een maximale flexibiliteit te verkrijgen in
het gebruik van verschillende componenten. De twee raadpleegomgevingen worden
continue doorontwikkeld om de klanten een steeds hoger niveau van dienstverlening
te kunnen bieden. Ook wordt er nagedacht over dienstverlening aan specifieke
groepen binnen het concern Amsterdam. Deze groepen hebben vaak specifieke
dienstverleningsvragen met name over de door hun geleverde data. Ook wordt nage
dacht over het ontsluiten door middel van zogenaamde internetcrowds. De crowds
kunnen worden ingezet om hun kennis te gebruiken voor het effectief ontsluiten
(metadateren) van archief- en/of collectiestukken.
Openstandaard
De architectuur van de oplossing kenschetst zich door het gebruik van blackboxes
met functionaliteit die door middel van openstandaard koppelvlakken met elkaar
worden verbonden. Wat ik met blackboxes in deze context bedoel is dat wij de
onderdelen van onze architectuur benaderen als backboxes. Namelijk een stuk
functionaliteit wat via openstandaarden verbind naar andere elementen. Het is niet
zo dat wij niet (willen) weten wat er binnen zo'n blackbox gebeurd. In tegendeel. Wij
willen daarvan juist goed op de hoogte zijn en besteden daar ook veel tijd aan. Maar
we willen onze architectuur zo flexibel laten zijn dat we functionaliteit (blackbox)
kunnen vervangen door betere functionaliteit of techniek. Door onze benadering van
blokken verbonden door openstandaard koppelvlakken denken wij dat te kunnen
realiseren. Er is dus uitdrukkelijk geen sprake van één oplossing maar van meerdere
deeloplossingen die opgeteld de totaal oplossing vormen. Hierdoor kan in de toe
komst flexibel worden ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen en/of voortschrijdend
inzicht, want de inzichten zullen zeker veranderen door actief met deze materie bezig
106
sander ujzanovitch*
teamleider digitaal beheer Stadsarchief Amsterdam.
digitale depots in nederland
107
