Medewerkers zijn opgeleid en toegerust voor hun taak
Het project E-depot heeft steeds als uitgangspunt gehad dat alle medewerkers van
het GAR betrokken moeten zijn bij de nieuwe ontwikkelingen. Om dit te kunnen
verwezenlijken zijn alle werkgroepen ingericht vanuit de verschillende afdelingen:
afdelingshoofden kregen een deelproject toegewezen dat nauwe relaties vertoonde
met hun werkveld en medewerkers van de projectgroep waren van verschillende
afdelingen en disciplines afkomstig. Op deze manier werd draagvlak gewaarborgd en
is iedereen meegenomen in het denken over oplossingen en nieuwe werkwijzen.
Dat neemt niet weg dat er toch medewerkers minder verbonden zijn met het project.
Om hen te betrekken is regelmatig informatie verstrekt via organisatiebrede bijeen
komsten en in het werkoverleg.
Om het verandermanagement en de daarmee gepaard gaande cultuurverandering
van analoog naar digitaal kracht bij te zetten volgen alle medewerkers de cursus
"23 Archiefdingen" zodat zij weten wat er in de Web 2.0 omgeving te koop is, welke
vragen en wensen zij van de klant kunnen verwachten en hoe zij daarop kunnen
inspelen. Daarnaast wordt een opleidingsomgeving ingericht waar medewerkers
bekend worden gemaakt met alle taken rondom het E-depot
Naast de bewustwording van medewerkers dat digitaal werken een andere benadering
vraagt, was het ook al snel duidelijk dat het beheer van digitale informatie andere
competenties vraagt dan bij een gewone depot beheerder, conservator of restaurator
het geval is. Daarom is een functieprofiel voor een e-conservator opgesteld en op
basis daarvan zijn twee e-conservatoren aangesteld. Zij hebben de ruimte gekregen
om hun taak te specificeren, zijn ruim betrokken geweest bij het testen en ontwikkelen
van het E-depot en zijn nu zover dat zij het beheer van het digitale depot op zich
kunnen nemen.
Duidelijk aandachtspunt vormt nog het feit dat een heldere afbakening in taken
tussen de beheerders op de afdelingen en de e-conservatoren gemaakt moet worden:
wie is voor welk deel van de taak van beheer, behoud en beschikbaarstelling verant
woordelijk.
Bij werving van nieuwe medewerkers zal in de toekomst nadrukkelijk gekeken worden
naar de digitale competenties, waar huidige medewerkers niet voldoen aan de
gevraagde competenties wordt geïnvesteerd in aanvullende opleiding en scholing.
Balans van 3 jaar project E-depot
Terugkijkend op 3 jaar project E-depot mogen wij als GAR concluderen dat wij een
heel eind zijn gekomen. Ja, het klopt dat onze Digitale Balie nog niet optimaal is
ingericht, en ja, preservering staat nog in de kinderschoenen. Maar wij hebben wel
een centraal beherend systeem, waarin alle metadata rond digitale en analoge objec
ten worden geregistreerd en ontsloten. Wij hebben met onze partners software ont
wikkeld om een goede, gecontroleerde opname van digitale objecten mogelijk te
maken. Wij hebben een professionele storage omgeving, geplaatst in een ruimte die
officieel de naam digitaal depot mag dragen.
Wij hebben ons tijdens deze drie jaar wel gerealiseerd dat het veel inzet van de organi
satie vergt om een goed eindresultaat te bereiken.
Met name het lang uitblijven van een tastbaar resultaat in de vorm van werkende
E-depot software heeft veel geduld gevraagd. We hebben moeten investeren in het
bewust blijven van het belang van waar wij naartoe werken.
Nu de werkende software er is volgen de laatste loodjes. Dat is om te beginnen: het
inrichten van de Digitale Balie (virtuele studiezaal), maar ook het nader uitwerken
van procedures, richtlijnen en processen. We verwachten terrabytes aan informatie,
zodat we nog wel eens zullen uitroepen: Help: we hebben een E-depot.
104
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
digitale depots in nederland
105
Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 114, nr. 2, maart 2010, p. 19-21.