Help! We hebben een E-depot
In 2004 is het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) gestart met het project
E-depot. In 2004 en 2005 zijn mogelijkheden en onmogelijkheden onderzocht en
naar aanleiding daarvan is in 2005 een haalbaarheidsstudie uitgevoerd door het
Telematica Instituut.
Eind 2006 is het project E-depot GAR van start gegaan dat een doorlooptijd van
4 jaar kent. In deze 4 jaar moet de technische infrastructuur voor het E-depot
GAR worden gerealiseerd, moeten mensen, middelen en procedures aangepast en
ingericht worden op het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitale informatie.
In 2007 is op basis van de rapportage van Telematica ook het project E-depot Concern
van start gegaan. In dit depot zullen, naast dossiers die aan het GAR zijn overgedragen,
ook afgesloten dossiers worden opgenomen waarvoor de gemeentelijke diensten of
deelgemeenten nog zelf verantwoordelijk zijn. Daarnaast worden daarin opgenomen
informatie objecten die slechts voor beperkte periode bewaard moeten blijven en op
termijn vernietigd mogen worden, maar waarvoor wel de duurzame toegankelijkheid
voor de bewaartermijn gegarandeerd moet worden. Van belang daarbij is de afstem
ming van dit project op de Concernbrede projecten die verder worden uitgevoerd,
zoals de implementatie van Service Oriented Architecture, invoering van een
Document Management Systeem en de Basisregistraties. Ook dit project kent een
looptijd van 4 jaar en zal in 2011 worden afgerond.
Inmiddels is het project E-depot GAR drie jaar onderweg en wordt het tijd om de
balans op te maken. Wat hebben we tot nu toe bereikt en wat willen wij met het
project in het komende jaar nog realiseren?
Het project E-depot richt zich op de volgende zaken:
Het opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot, met instructies,
procedures en opgeleide medewerkers, zodat het Gemeentearchief Rotterdam digitale
informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat kan acquireren,
beheren en beschikbaar stellen.
Het opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot
In de periode 2007 - 2008 is in samenspraak met het Nationaal Archief gewerkt aan
de ontwikkeling van software voor het beheer van het E-depot. Het GAR heeft daarbij
voor een iets andere oplossing gekozen dan het Nationaal Archief: waar het
Nationaal Archief zich bij de metadata uitsluitend richt op digitale informatie, heeft
het GAR gekozen voor het integraal beheren van metadata voor zowel analoge als
digitale informatieobjecten. De gedachte hierachter is dat de gebruiker die informatie
zoekt, op één plaats alle informatie moet kunnen vinden die er over zijn zoekvraag
beschikbaar is, of dit nu digitaal, dan wel analoog is.
Vanuit de optiek dat metadata over analoge en digitale objecten integraal moet
worden beheerd is ook gekozen voor één beherend systeem voor alle archieven en
collecties.
Begin 2009 is de beta-versie van de software voor het E-depot opgeleverd en is uit
gebreid getest, zowel door medewerkers van het Nationaal Archief, als door mede
werkers van het GAR. Daarbij zijn een aantal issues genoteerd, die in een verbeterde
versie van de software zijn opgeleverd.
Inmiddels draait de software volledig bij het Nationaal Archief, waar op dit moment
pilots met RHC's en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
worden uitgevoerd. Bij het GAR wordt op dit moment intern getest en zal in januari
2010 een pilot met de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsver gunning)
worden uitgevoerd, om te bezien hoe opname van semi-statisch archief in het E-depot
verloopt.
Ondertussen wordt gewerkt aan verdere fine tuning en uitbreiding van de software
en naar verwachting zal midden 2010 een tweede release van de software worden
opgeleverd.
Het GAR maakte tot en met 2008 gebruik van drie verschillende beherende syste
men. Om uniformiteit in beheer, enkelvoudige opslag van metadata en efficiency
winst te realiseren, is besloten om naar één beherend systeem over te gaan. Daartoe
is in 2009 een project gestart dat tot doel had het formuleren van functionele en
technische eisen. Op basis daarvan heeft aanbesteding plaats gevonden en wordt
nu het beherende systeem volgens specificaties van het GAR aangepast en gebouwd.
Dat houdt in dat het metadata model van het GAR wordt geïmplementeerd in de
software en extra modules, o.a. voor nadere toegangen, worden ontwikkeld.
Op dit moment is de testomgeving beschikbaar en naar verwachting zal begin januari
2010 de productie omgeving operationeel worden. Een tweede release wordt eind
februari 2010 verwacht.
100
mies langelaar*
hoofd informatiemanagement bij het GAR Rotterdam en projectleider E-depot Concern.
digitale depots in nederland
101