Daarnaast wordt middels registratie van zorgdrager en archiefvormers de gebruikers
autorisatie ingericht. Hierdoor krijgen alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot
het digitaal depot. Digitaal archief kan in één keer of in delen worden overgedragen.
Binnen de applicatie worden, deels geautomatiseerd en deels handmatig, controles
uitgevoerd waarin de aanwinsten aan de afspraken uit de overeenkomsten worden
getoetst. Deze controles worden via zes zogenoemde workflows doorlopen.
Belangrijke stappen binnen het proces zijn de twee viruscontroles (beide uitgevoerd
in de quarantainezone van het digitaal depot), de validatie van de metadata
structuur, 'characterisation' van de bestandsformaten, indexering van de inhoud
en natuurlijk de uiteindelijke goedkeuring en opname. Al deze stappen worden
automatisch gedocumenteerd en opgeslagen in de vorm van metadata. Op die
manier worden alle handelingen op het archief vanaf het eerste contact met het
digitaal depot vastgelegd en gearchiveerd. Daarna wordt het digitaal archief vanuit
de quarantainezone opgenomen in het digitaal depot. De EAD catalogus van het
Nationaal Archief wordt automatisch aangevuld en de indexen van de zoekmachine
van de website worden automatisch bijgewerkt. Als er geen beperkende bepalingen
voor het archief gelden, is het daarmee voor de buitenwereld toegankelijk.
Voor de archivaris is het archief toegankelijk via de metadata module van het digitaal
depot. Hier kunnen metadata worden aangevuld en wordt de openbaarheid van het
archief zo nodig verder ingeregeld.
In de Metadata Store bevinden zich ook de metadata die nodig zijn voor goed beheer
van het archief, want naast de metadata die met het digitaal archief zijn meegeleverd,
zijn er aanvullende technische metadata geëxtraheerd uit het digitaal archief. Om
volledige zekerheid te bieden worden zelfs de originele metadata 'as is' opgeslagen
naast de getransformeerde set metadata die gebruikt wordt voor het beheer. Zo is
het dus ook mogelijk om bij eventuele dequisitie het digitaal archief te voorzien van
de oorspronkelijke metadata. De structuur van de metadata in het depot wordt afge
dwongen via het metadata schema dat is ontwikkeld op basis van de internationale
metadata-standaard NEN-ISO 23081 (http://www2.nen.nl/) en het net gepubliceerde
Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (http://www.e-overheid.nl/sites/
kennislab/nieuws/Toepassingsprofiel_metadata.html). Het schema is een logisch
plan waarin de relaties tussen metadata elementen, via het vaststellen van regels
voor het gebruik en beheer van de metadata voor wat betreft structuur, syntax en
verplichting van waarden, worden beschreven. Een noodzakelijke voorwaarde voor
digitaal archief en voor het waarborgen van de blijvende toegankelijkheid ervan.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
digitale depots in nederland
97